Ошибки при ведении бухгалтерии

Бухгалтер − профессия, требующая концентрации внимания, аналитического склада ума. Если сотрудники ошиблись в ведении документации, то компанию неминуемо ждут финансовые потери в виде штрафов и санкций. В основном ошибки в работе бухгалтера возникают по следующим причинам:

• человеческий фактор;
• недопонимание специфики деятельности предприятия;
• умышленное искажение показателей;
• поломка компьютера;
• сбой ОС.

Чтобы уйти от последующих осложнений, рекомендуется:

• ограничивать доступ к подлинникам посторонними людьми;
• следить за переменами в правовом регулировании;
• вести журнал первичной документации;
• не идти на поводу у начальства, отстаивать свою позицию;
• требовать и хранить все письменные распоряжения руководства относительно каждого события.

Что относится к неправильному отражению фактов хозяйственной деятельности в бухучете

Просчеты при работе с исходными сведениями, ведущими к последующей фальсификации, бывают такими:

1. Технические. Описки при введении в программу происходят при невнимательности коллег, когда присутствуют отвлекающие моменты.
2. Неверное заполнение. Начальная документация составляется согласно ст. 9 N402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. У образца имеются расхождения со стандартным оформлением. Такая пометка считается недействительной.
3. Нет в наличии обязательных документов. Всякое действие сопровождается первичкой, которая подтверждает процедуру. Отсутствие делает бухзапись вымышленной.

Первичные материалы впоследствии переносятся в базу данных. Здесь могут произойти следующие отклонения:

1. Опечатки. Торопитесь, вбиваете числа не глядя. Здесь требуется предельная концентрация внимания.
2. Неверные расчеты. Перед тем как первичку перенести в БД, производятся непростые вычисления, пример − калькуляция оплаты труда. Неопытные сослуживцы по невнимательности допускают ложные расчеты.
3. Ошибочные проводки. Все оформлено правильно, сумма указана верная, но средства поступают не на тот корреспондирующий счет. При сомнениях лучше посмотреть нормативные материалы.

Помимо вышеперечисленного, выделяют следующие типичные ошибки бухгалтера:

• Неточное указание обязательств. Такая ситуация возникает, если профбухгалтер производит взаимозачет задолженностей и вводит свернутый итог. Так делать нельзя. Следует отражать развернутые справки об активах и пассивах фирмы.
• Детальный анализ проводимых операций должен производиться в каждом синтетическом счете. Если аналитика не ведется, то цифры получаются недостоверными.
• Некорректная классификация по статьям. Такое нарушение присуще работникам с низкой квалификацией. Присваивают класс, не соответствующий действительности. Это касается кратковременных и долговременных векселей. У первых промежуток времени уплаты займов не превышает года. Обычно беспроцентным кредитам неверно присваивают статью «финансовые вложения». На самом деле они фиксируются в краткосрочной или долгосрочной дебиторке. Это зависит от сроков погашения.
• С 2011 года юридические лица, включая малые предприниматели, обязаны формировать резервы по сомнительным долгам. Некоторые игнорируют указ, пытаясь завысить финансовый результат. Сомнительная задолженность бывает следующей: пропустившей установленный срок или не обеспеченной гарантиями. Виды дебиторских долгов, включая авансы, займы, должны отмечаться в бухбалансе.
• Бухсостав не торопится списывать просроченные долги контрагентов, т.к. они будут считаться прибылью и, следовательно, увеличиваются расходы на оплату налога.

Частые недочеты главных бухгалтеров

Руководитель отдела должен ориентироваться в налоговом праве и нормативах, чтобы контролировать деятельность штата и не ошибаться. Помимо перечисленных выше недочетов, к основным просчетам главбухов относят следующие организационные стороны:

1. Неправильное распределение труда между участниками коллектива. Части бухучета специфичны и отличаются друг от друга. При распределении обязанностей учитывайте не только опыт специалиста, но и его личные качества.
2. Расхождения при вырабатывании учетной стратегии. Все курсы регламентированы НК РФ. Тем не менее можно выбрать некоторые вариации. Но все методики должны фиксироваться в учетполитике, иначе компания может лишиться доли денежных средств.
3. Применение устарелых форм. Налоги и бухгалтерские нормы регулярно трансформируются. Оформление отчетности при этом также меняется. Поэтому нужно мониторить все нововведения и применять только новые формуляры.
4. Некорректное занесение инфы. Для всех образцов существуют детальные рекомендации, которые надо соблюдать, иначе можно ошибиться в заполнении отчетов.

Последствия бухошибок

Ошибочные действия сотрудников приводят к негативным результатам как для самой организации, так и для персонала. Это могут быть следующие типы наказаний:

1. Административные. За ложные сведения, внесенные в бухучет, с провинившегося взыскивается штраф. Если ответственное лицо само нашло неточности до подписания отчета, то административное наказание не применяется.
2. Санкции со стороны налоговиков. По ст. 120 НК РФ взыскание за недостоверные учетные данные, представленные в течение одного налогового этапа, составляет 10000 рублей. Неправильная информация предоставлялась более чем один раз − заплатить придется уже в три раза больше. Сильно пренебрегли правилами учета дебита и кредита и при этом занизили облагаемую базу. Заплатите 20% от недополученной суммы.
3. Штрафные меры за правонарушения Трудового Кодекса Российской Федерации. Касаются недоплаченной зарплаты работникам из-за погрешностей в расчетах. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц штрафная выплата составляет до 20 000 рублей, индивидуальных предпринимателей – до 5 000 рублей. Организации выплачивают до 50 000 рублей.
4. Ущерб, связанный с ложной учетной информацией. Искаженные цифры ведут не только к денежным потерям, но и к расторжению договора с партнерами компании, что может повлечь штрафные санкции.

Несоблюдение законов в некоторых ситуациях приводит к уголовной ответственности.

Как исправить неточности в учете и какие бывают затруднения

Недостоверная информация всегда приводит к искажению цифр. Чтобы исправить, действовать нужно в соответствии с прописанными правилами в законопроектах.

Исправлять ошибочные записи допустимо в первичном документообороте корректурным способом. Одной линией зачеркивается ложная заметка. Наверху пишется правильная и заверяется подписью. В регистрах бухучета редактирование происходит методом красного сторнирования. Повтор красными чернилами означает вычитание и уничтожение.

Перед непосредственной корректировкой найденных проблем следует написать бухсправку. Указываются обоснование, номер и дата исправляемой выписки. Регламент правки формируется от определенных условий: насколько значима оплошность (грубая или незначительная) — существенной признается отклонение, повлекшее к значительному фальсифицированию бухотчета.

Также важен момент установления:

• год еще не завершился;
• отчетное время закончилось, но ведомости еще не сдали;
• бухотчетность отправили.

Время на исправление:

• Если промах обнаружен до завершения отчетного этапа, то в течение месяца можно поправить.
• Если отчетное время закончилось, но начальник еще не подписал, срок – декабрь этого года.
• Бухотчет подписан и сдан – исправить можно в течение нынешнего года.

Виды поправок:

1. Замена неверной выписки на истинную, если отчетность не успели сдать. При этом проследите, чтобы все изменения на бумажном носителе также были внесены в информационную базу.
2. Неправильное отображение во внешнем документообороте. Придется вносить изменения и в списки контрагента. Простой заменой справок здесь не обойтись. При этом проводятся дополнительные операции.

В зависимости от сложности накладок трудности встречаются разные. Так, отчетный год закрыт. Все сдано. Придется сдавать новую уточненную декларацию. Если налог получился меньше, выплатите разницу и начисленные пени.

Бывает наоборот, просчеты послужили источником переплаты расходов. Подаете уточненку по НДС с уменьшенным доходом, и тут же налоговики-инспекторы заявятся с камеральной проверкой.

Если неточности возникли при калькуляции с заработной платой, это приведет к штрафным мерам не только по налоговому, но и трудовому законодательству. Осложнения у предприятия возникнут и при уменьшении, и при увеличении оплаты труда штатным единицам. В первом варианте выплатите разницу по недостающим налогам. Во втором − вернете деньги, если произошла арифметическая погрешность.

Как избежать ошибок в бухучете

Зачастую ошибки при ведении бухгалтерии появляются из-за простого людского невнимания. И не важно, кто совершил: новичок-специалист или опытнейший спец. Никто не застрахован от этого. Чтобы избежать напутанных записей, соблюдайте следующие рекомендации:

• Чаще проводите аудит. Он позволяет проверить достоверность сведений.
• Всегда проверяйте первичную документацию и материалы, которые вносите.
• Анализируйте регистры сопоставимости материалов по периодам.
• Осуществляйте надзор за нестандартными проводками и крупными операциями.
• Сопоставляйте показатели отчетности.
• Обращайтесь к нормативным актам, таблицам. Там всегда найдете подсказку.
• Проверяйте содержание платежных поручений, реквизиты получателя.
• Ищите законные способы уменьшения налогообложения.
• Просите у директора документальное подтверждение приказа на все операции, не беритесь проводить самостоятельно.
• Отказывайтесь от права подписи.
• Используйте возможности операционной системы для проверки инвентаризации.

Как поможет программа 4logist

4logist поможет оптимизировать и упростить жизнедеятельность бухгалтерии. Система позволяет настроить интеграцию с 1С 7.х и 8.х версий. Настройка связи допускает обмениваться бизнес-данными по заказам, партнерам, полученным и произведенным платежам.

Шаблоны документов и ставка НДС настраиваются в соответствии с правилами вашей страны (РБ, РФ, Литва, Казахстан, Украина). ПО имеет следующие преимущества:

• В разделе «Документы» можно составить любой текст. Готовые шаблоны актов, договоров, счетов существенно облегчают манипуляции персонала. Программа заполнит бланки в соответствии с действующими порядками. Шаблоны, ставки НДС обновляются в автоматическом режиме. Можно самостоятельно изменять реквизиты, данные об экономическом субъекте.
• Сервис сам напоминает, когда и какой отчет сдавать.
• Сравнение бухдокументации за различные периоды.
• Контроль прибыли, убытков с документарным подкреплением.
• Мониторинг дебиторских и кредиторских взаимозадолженностей.
• Систематизирует клиентов.
• Рассчитывает вознаграждение за трудовое участие сотрудникам.
• Экономисты-бухгалтера работают напрямую с менеджерами.
• Установка Word, Excel не требуется.
• В ПО можно зайти из любой точки, где есть доступ к интернету.

Доверяя дело 4logist, забудете о погрешностях, связанных с человеческим фактором. Сможете самостоятельно справляться с бухгалтерскими обязанностями или полностью контролировать работу финотдела.