Состояние и состав автопарка являются показателями бизнес-уровня предприятия. Компания может использовать не только легковые автомобили, но грузовики, автобусы, спецтехнику. Количество автотранспорта обусловлено спецификой компании. Управление таким хозяйством требует присутствия в штате опытных и подготовленных специалистов. Найти их непросто, но удачным решением проблемы может стать флит-менеджмент — привлечение сторонней компании, на договорной основе выполняющей руководство автопарком.
В составе задач, решаемых флит-менеджерами, входят следующие позиции:
- лизинг техники;
- индивидуальный контроль за расходами на технические средства;
- техобслуживание автомобилей;
- лицензирование водителей и техники;
- контроль за соблюдением нормативов;
- регулирование поставок.
Эффективность работы автомобильного парка зависит от размера начальных вложений и текущих расходов:
- на приобретение ГСМ;
- ремонт и обслуживание техники;
- расходы, связанные с продажей ТС.
Транспортные расходы зависят от уровня квалификации логиста. Ему приходится отслеживать передвижение грузовых автомобилей, подсчитать расход горючего, выстроить маршрут. Параллельно с этим надо учесть возможность возникновения форс-мажорных обстоятельств. Они приводят к снижению прибыльности и требуют максимального внимания.
Часто управление автопарком предприятия оказывается сосредоточено на одной задаче, а на другие вопросы внимания уделяется слишком мало. Это влечет лишние траты и падение доходов. Такая ситуация недопустима, так как перекос в управлении постепенно снизит эффективность всего подразделения.
Для управления большими количествами транспорта администрации компании приходится создавать логистический отдел. Это дополнительные расходы. Как правило, на подготовку собственных специалистов нет средств. При этом, оценить эффективность работы автопарка своими силами невозможно. Отсутствие современных IT-решений отрицательно сказывается на общем состоянии предприятия.
Особенности и задачи флит-менеджмента
Fleet Management − это управление работой автопарка с участием специалистов из сторонней организации. Договор с ними позволяет обеспечить грамотное руководство деятельностью транспортных подразделений, что в конечном счете увеличивает эффективность предприятия в целом. Снижаются расходы, повышается доходность автопарка.
Система флит-менеджмента решает массу рабочих вопросов:
- бухгалтерские операции;
- сервис и уход за техникой;
- технические вопросы, возникшие в процессе работы спецавтопарка клиента;
- общение с контрагентами;
- общий документооборот;
- ведение первичной технической документации;
- поиски и приобретение необходимых единиц спецтехники;
- решение текущих задач (обслуживание, страховка, шиномонтаж и прочие задачи).
Fleet менеджмент обладает важными достоинствами:
- расходы на деятельность автопарка снижаются до 40%;
- возникает возможность получить крупные скидки от провайдеров, если используется комплексное управление транспортными подразделениями;
- эффективное расходование выделяемых средств;
- ведение постоянного мониторинга потребительских интересов, на основе которого идет работа автопарка;
- организация непрерывно действующей техпомощи;
- прозрачность деятельности — отчеты логистов всегда можно увидеть в сети.
Флит-менеджмент работает на удаленной основе, либо с прямым присутствием специалистов на объекте. Стандартный пакет услуг FM состоит из:
- выработка концепции управления имеющейся автотехникой. Предполагает планирование режима работы, функционала подразделения, уровня финансирования. В зависимости от условий эксплуатации выбирают долгосрочное, краткосрочное или оперативное планирование;
- анализ показателей подвижного состава. Проводится обследование ТС с учетом их конструкционных особенностей;
- заключение договоров с поставщиками. Ведение контроля за их соблюдением;
- техническая поддержка ведется непрерывно в любое время суток;
- контроль работы водителей, учет рабочего времени, начисление заработной платы по путевым листам;
- наблюдение за деятельностью спецтранспорта. Используются системы безопасности, GPS-навигаторы. Программа Спутник автоматизирует передвижение техтранспорта по пути следования, оповещает о возникновении внештатных ситуаций. Проверка ТС на повреждения;
- ведение отчетности о выполненных работах и затратах на них;
- комплексный метод принятия решений;
- оформление рабочей документации (путевые листы, налоговые отчеты и т. п.);
- ведение бухгалтерии;
- Непрерывная аналитическая работа по состоянию рынка, ежегодное подписание договоров с партнерами из всех регионов страны.
Результатом внедрения этих методов становится оптимизация управленческой деятельности, упрощение учета налогов и бухгалтерии, уменьшение финансовых расходов.
Принципы Fleet-менеджмента
Основные положения:
- Используется гибкая методика управления, построенная на анализе потребностей и возможностей данного автопарка. Жестких правил не существует, решения принимаются исходя из специфики подразделения, текущих задач. Финансирование производится в соответствии с рыночными условиями и запросами компании.
- Производится унификация транспортных средств. Их объединяют в группы по назначению, моделям, конструкционным особенностям. На это уходит немало времени, поэтому подобную процедуру производит не более трети предприятий. Однако, полученная экономия и общий эффект однозначно говорят в пользу унификации.
- Общая практика в автопарках — ремонт является обязанностью работников. Возникает вынужденный простой, который оборачивается потерями прибыли. Альтернативой может стать услуга отправки техники на ремонт в сервисные организации и пользование подменными автомобилями.
- Расходы на обслуживание и эксплуатацию автопарка составляют значительную часть бюджета предприятия. Это вынуждает менеджеров лично принимать активное участие в решении всех вопросов, постоянно находиться в центре событий подразделения.
- Многие производители, стараясь преодолеть жесткую конкуренцию, создают собственные сервисные центры. Пользование ими освобождает владельцев техники от ряда проблем (поиск запчастей, ремонт и обслуживание). Управление автопарком fleet базируется на привлечении подобных сервисов и экономии времени с максимальным качеством обслуживания ТС.
- Привлечение внешних ресурсов, использование лизинговых ТС. Это увеличивает возможности компании, снижает финансовую нагрузку и позволяет с первых дней эксплуатации получать максимальный доход.
- Использование принципа «car policy» в общих и частных вопросах управления автопарком. Это принципы эксплуатации корпоративного транспорта, используемые для безопасности и экологической чистоты автомобилей.
- Часто встречаются случаи использования спецтранспорта в собственных целях работников автопарка. Менеджменту необходимо вовремя обнаруживать подобные ситуации и решать их с максимальной эффективностью. Карательные меры здесь не рекомендованы, правильнее использовать контрактную или арендную основу.
- Список должностных обязанностей флит-менеджера состоит из большого количества пунктов. Вместе с обычными рабочими аспектами здесь присутствуют элементы предпродажной подготовки, сбыта отработавших свой ресурс машин. Для этого необходимо постоянное сотрудничество со специалистами в по страхованию, сервисному обслуживанию. Отдельно ведется работа с финансовыми организациями. Приходится не только налаживать контакты, но и учитывать дополнительные расходы на подобное сотрудничество. Уровень подготовки руководителей играет в этих вопросах определяющую роль.
- Спецавтопарк является ярким показателем корпоративного имиджа. Однако, не все менеджеры правильно понимают специфику этого вопроса. Примером может служить частое использование руководством компании новейших моделей автотранспорта, а для работников низшего звена выделяются устаревшие или ветхие виды транспорта. Это удешевляет образ компании в глазах стороннего наблюдателя. Кроме того, ставится под угрозу жизнь работников, их способность выполнять свои обязанности надлежащим образом. Еще одна частая ошибка — использование «car policy» как элемента образа топ-менеджмента, а не методики работы компании. Подобных ситуаций следует избегать.
Система Fleet-management — оптимальное решение для предприятий, задачей которых является сокращение издержек при высокой нагрузке на технику. Привлечение флит-компании позволяет руководству компании снять с себя лишнюю нагрузку и поручить приглашенным специалистам управление автопарком. Возникает возможность развития предприятия без оглядки на текущие транспортные задачи. Обновление, ремонт, обслуживание и прочие функции берут на себя флит-менеджеры.
Грамотно построенное руководство автопарком позволяет снизить расходы по всем позициям, включая приобретение новых транспортных единиц, содержание и ремонт имеющейся техники, оплату труда работников.
Предприятия, использующие услуги флит-менеджмента, получают массу преимуществ:
- предоставление обслуживания в автосервисе на взаимовыгодной основе;
- снижается количество ДТП;
- безопасность эксплуатации возрастает;
- снижаются расходы на обслуживание техники;
- техническая поддержка (консультация) возможна в любое время суток;
- оформление страховки и другой документации силами флит-представителей;
- создание и поддержка строгой дисциплины, исключение случаев воровства ГСМ или запасных частей;
- мониторинг выезда водителей в режиме реального времени;
- полный контроль за движением техники;
- немедленная ремонтная помощь в любом регионе России.
Флит-менеджмент меняет структуру не только автопарка. Косвенно он оптимизирует схему работы всей компании. Улучшается система учета техники, упрощается отчетность и контроль. Возникает экономия бюджета, значительное снижение расходов, исключаются спорные вопросы с надзорными органами.