Склад – это многофункциональный, многопрофильный центр. Он создан для хранения, транспортировки, подготовки к отпуску и выдачи заказа. Даже в современном СВХ можно столкнуться с товарными потерями на складе. Продукты частично или полностью утрачивают свои характеристики.
Складские потери бывают допустимыми и недопустимыми. Такие утраты негативно влияют на имидж. Из-за недопустимых потерь товаров на складе возникают незапланированные финансовые расходы или недополученная прибыль у всех участников логистической цепочки.
Это одна из основных причин банкротства или нерентабельности. Поэтому минимизации вреда крупные компании уделяют достаточно внимания. Таким образом получается грамотно выстроить логистическую базу, а также бизнес-модель действий сотрудников.
Причины возникновения
Собственники бизнесов, независимо от направления и масштабов коммерческого проекта, нацелены на уменьшение всех типов издержек. Складские потери — не исключение. Особенно, если это ущерб, возникающий из-за:
- Ошибок хранения в помещениях:
- Повреждение при разгрузке груза или погрузке на стеллажи;
- Неправильные условия содержания (в т. ч. температурного режима, влажности, обработки от насекомых, грызунов), отбора и товарного соседства;
- Пересортица или неправильная раскладка на полках;
- Некорректная или некачественная маркировка, применяемая для идентификации;
- Отсутствие на упаковке адресов, контактов, из-за чего заказ не отгружается и не поставляется вовремя;
- Нечастая или халатная инвентаризация.
- Проблем при транспортировке, связанные с несоблюдением правил перевозки без учета срока годности. Поэтому поступает продукция с прошедшим или приближающимися конечными датами реализации, а на полках скапливается просроченный запас, требующий списания или утилизации.
- Воровства со стороны сотрудников во время:
- Распаковки прибывающих грузов или их отгрузки;
- Перевозки;
- За пределами территории.
- Недостаточного профессионализма нанятого персонала в т.ч. в компаниях, в которых нет маркировки, а информацией владеет только кладовщик, осуществлявший прием и распределение по стеллажам. Поэтому на поиск нужной позиции уходит слишком много времени, а менеджеры не могут предоставить руководству информацию по остаткам. К человеческому фактору относятся следующие ошибки кладовщиков:
- Отсутствие или плохо различимая маркировка;
- Неправильный адрес на упаковке заказа или ошибочные контакты грузополучателя;
- Не налаженная система отслеживания срока годности;
- Бессистемность из-за того, что нет четких норм, нормативов, бизнес-планов, понятных локально-нормативных актов.
- Естественной убыли, которая списывается по утвержденным в компании нормам (предельный уровень допустимой порчи) после инвентаризации и выявления недобора. Образуется ущерб в результате:
- Усушки при малом содержании воды (например, продовольственных (мяса, рыбы, молочных, кондитерских изделий) и непродовольственных товаров (тканей, кожаных изделий, косметических средств, бытовой химии) в т.ч. герметизированных). Их необходимо хранить по утвержденным нормам в холодильных камерах, в местах с повышенной влажностью;
- Распыла во время фасовки, перемещения или взвешивания (применимо к муке, сахару, стиральным и другим порошкам);
- Разлива продукции, состоящей в основном из воды (например, алкогольных, безалкогольных напитков, красок);
- Впитывания жидкой фракции у товаров с легкоподвижной водой и жирами (применимо к квашенным овощам, охлажденном мясу, рыбе);
- Боя посылок в стеклянной или пластиковой упаковке (напитки, парфюмерия, посуда, бытовая техника).
Виды потерь на складе
Складские потери бывают товарными, когда продукт теряет свойства, и материальными, когда компания несет незапланированные расходы или недополучает прибыль. При этом, первый тип перерастает во второй, т.е. оба они взаимосвязаны между собой. При планировании деятельности учитывайте это, искореняя любые ошибки, которые приведут к утратам.
Дополнительно выделяют количественные и качественные виды потерь на складе. Первый тип убытков связан с уменьшением объема, массы, прочих количественных показателей грузов, которые хранятся на стеллажах или в комнатах. Такие утраты свойственны промтоварам и продуктам питания.
При этом они указываются в нормативных документах, а также подлежат нормированию. Это неизбежные расходы, которые можно минимизировать за счет правильного содержания, надлежащей погрузки/разгрузки, своевременной доставки из точки А в точку Б по согласованным правилам.
Качественные потери товаров на складе приводят к изменению характеристик из-за запуска микробиологических, биологических, биохимических, физических или химических негативных процессов.
Меры по сокращению
В целях минимизации складских потерь любой СВХ, независимо от его размера и многофункциональности, оборудуется мебелью, технологическими средствами, а работники – обучаются, повышают опыт. Поэтому меры по предупреждению или уменьшению числа продуктовых утрат условно поделены на 3 группы:
- Организационные, для выявления основных причин, разработки текущих и профилактических мероприятий. Профилактика направлена на проверку качества во время приемки. Обязательное условие – прогнозирование допустимой длительности хранения, оценка состояния упаковки. Это – для своевременной поставки, отгрузки грузов, правильных условий сбережения, стимулирования работников.
- Технологические, связанные с обеспечением обязательных факторов внешней и внутренней среды, без которых невозможно предупреждение или снижение усушки, утряски, недопустимой убыли.
- Информационные. Эти мероприятия по снижению всех видов потерь на складе включают тесты, лекции, курсы. Необходимо поддерживать уровень знаний, изучать действующие нормы, правила, локально-нормативные акты. Разработка бизнес-процессов, технологической документации, инструкций – ответственность работодателя, т.к. сотрудники обязаны действовать в рамках согласованных утвержденных процедур и порядка списания естественной убыли, ее актирования. Не забывайте о проф. обучении, повышении квалификации персонала, переподготовке, периодической проверке знаний.
Конкретные операции по снижению или устранению расходов:
- доставка на подходящем спецтранспорте с профессиональным водителем и грузчиками;
- организация правильного зонирования для корректного определения товарного соседства и поддержки нормативов (например, выделение отдельных зон с предопределенным температурным режимом, установку холодильных камер, стеллажей с подсветками, комнат с поддерживаемым или регулируемым уровнем влажности). Контроль соблюдения правил проводите ежедневно. Советуем избегать захламления проходов или коридоров между зонами чтобы исключить случайную физическую порчу грузов, травмы на производстве;
- закупка и установка удобного современного оборудования, технических средств, мебели (отдельных стеллажей для разных товаров с ярусами регулируемой высоты, терминала сбора данных (ТСД) для автоматизированной приемки, выявления недостач, исключения воровства, расчета срока годности, инвентаризации);
- контроль, нормирование, систематизация, постоянное улучшение условий и технологий работы персонала. Например, внедрите технологию адресного хранения, утвердите периодичность инвентаризации, установите систему видеонаблюдения. Можно использовать RFID метки или систему оповещения о попытке осуществить кражу, разработать маршрут обхода кладовщиком ячеек, организовать входной контроль. Постоянно обучайте работников как при приеме на работу и в течение производственных процессов.
Благодаря этим нетрудным действиям можно избежать материальных и товарных потерь на складе. Вы также увеличите уровень ответственности сотрудников, повысите лояльность клиентов, контрагентов. Вы станете современным высоко-модернизированным многофункциональным СВХ.