Закупочная логистика – комплексная деятельность по внутреннему обороту материально-ценностного снабжения предприятия. В ее задачи входит покупка, доставка, временное хранение, взаимодействие с другими логистами, приемка и действия, необходимые для поддержки сотрудничества с экономически подходящими поставщиками. Избежание проблем с товарооборотом влияет на бесперебойные рабочие процессы, от чего зависит успешность бизнеса.
Сущность закупочной логистики – обеспечить компанию необходимыми ресурсами с ориентацией на снижение затрат и увеличение доходов. В категории товаров входит:
- канцелярия;
- сырье для выработки;
- оборудование, запчасти;
- инструменты, технологическая оснастка;
- топливо;
- тара, упаковка и пр.
Проработанная логистическая система сохраняет финансы, регулирует координацию всех организационных структур. Предварительное планирование закупок с учетом желаний как покупателя, так и продавца – факторы полезного снабжения.
Какие цели преследует
Расчетно-аналитическая деятельность настроена на:
- предоставление ресурсов – подсчет нормы запасов, пополнение складов, обновление цехов товарно-материальными ценностями. Определение потребностей сотрудников, на основе которых разрабатывается выгодное материально-техническое снабжение;
- снижение затрат – содействие с фирмами, предлагающими качественный ассортимент по демократичной себестоимости. Каждый сохраненный процент от итоговой цены увеличивает прибыль до 12%;
- сокращение спроса на оборотные средства – диагностика потребностей, выбор равноценно качественных, дешевых товаров, взаимодействие с импортерами, учитывая их особенности работы;
- усиление конкурентоспособности – полная ресурсная оснащенность, которая мотивирует рост продуктивности, наладку непрерывного производства, увеличение продаж и регулирование других внутренних функций.
Дополнительно специалисты решают ряд вопросов, которые помогают достичь экономически успешных отношений с поставщиком:
- Настрой на постоянное сотрудничество с надежными поставщиками с синхронизацией и консолидацией закупок.
- Соблюдение принципов прозрачных торговых сделок.
- Объединение материальных источников.
- Разработка тщательно отлаженной стратегии переработки, содержащей минимум этапов.
- Отслеживание показателей сбыта комплектации с постепенным уменьшением доли покупок. Привоз количества партий, равного показателям потребления.
- Контакт с несколькими импортерами для стимуляции конкуренции, рождающее выгодные предложения, которые уменьшают доли покупаемых материалов.
- Руководство над производством, продажами, складированием, перевозкой, поставщиками.
- Рост динамичности товарных сделок, в зависимости от спроса работников, продавца и производительности.
- Содействие со всеми подразделениями компании.
- Мотивация на повышение квалификации кадров, которые непосредственно связаны с управлением потока товаров.
Основная цель закупочной логистики – достижение бесперебойных внутренних и внешних рабочих процессов предприятия. Для поставленной задачи специалисты сочетают эту подсистему с распределительной и производственной логистикой, средства которых помогают в проработке маркетинговой концепции фирмы. Снабжение товарно-материальными ценностями отвечает целям бизнеса, порядку реализации изготовленных единиц.
Функции закупочной логистики
- Ведение планов, прогнозов, основанных на нужде цехов, отделов в определенных продуктах, сроках их привоза.
- Вычисление меры на материалы первой необходимости.
- Исследование рынка поставок, категорий цен, качества и рисков.
- Выбор поставщика, исходя из полученной информации о действующих организациях, их репутации, предлагаемых товарах, списке услуг.
- Ведение переговоров по утверждению стоимости, времени перевозки, договоренности на постоянное сотрудничество.
- Расчет суммы, выделяемой из общего капитала, на комплектацию запасов. В итоговую смету входит себестоимость, цена доставки, плата за таможенные пошлины, передержку, дополнительную транспортировку.
- Контроль этапов – создание заявок, проведение приема, проверки соответствия качества, массы, составление документации.
- Оформление договоров на регулярные системные заказы.
- Координирование баз, отпуск сырья на выработку, проверка остатков, отслеживание количества используемых позиций.
- Проверка некачественных, бракованных продуктов, их последующий сбыт и переработка.
При работе над обеспечением материально-товарными единицами закупщики отвечают за:
- разработку нормативно-справочных актов, в которых указываются результаты ABC, XY2 анализа, остатки на складе, объемы оборота и т.д.;
- согласование итоговой цены с другими структурами, переговоров, чтобы получить больше выгоды для покупателя в соответствии с интересами вендора;
- документооборот и отчетность (договоры на покупку, первичные бухгалтерские отчеты, финансовые документы, акты сверки, учета);
- вовлечение конструкторов, технологов к обновлению резервов, выявление рекомендаций по видам полуфабрикатов, их замене;
- оповещение цехов об остатках или дефиците сырья, изменениях в сроках завоза, смене поставщика;
- управление складскими центрами, оценка движения и контроль за накоплениями, согласование выдачи дефицитных единиц;
- участие в информационной системе компании;
- регулирование покупок, проработка подходящей схемы сбыта с быстрой транспортировкой;
- сжатая периодизация планирования: квартальное заменяется годовым, годовое — месячным.
- отслеживание KPI для мотивации кадров к разработке эффективной системы;
- управление сотрудниками.
Товарное управление способствует отлаженной поддержке всех структур предприятия. Результат взаимосвязи с бухгалтерией, финансовыми структурами – получение высокого уровня прибыли, организация благоприятных условий труда для сотрудников.
Применяемые способы
Стандартные способы закупочной логистики:
- традиционный;
- оперативный.
При традиционном методе контролеры заказывают установленную меру закупаемой продукции в один срок. Другими словами – заявка оформляется только после анализа спроса, определения бюджета для пополнения резервов. Логисты занимаются только формированием рентабельного маршрута транспортировки, переговорами с продавцами.
Традиционный способ подходит в случае длительных деловых отношений с импортером и отлаженном графике привоза. Метод хорош для стандартизации готовой продукции, укрепления отношений с фирмой-поставщиком.
Оперативный тип не мотивирует накопление остатков на базе, так как отвечает за непрерывный расход позиций. Способ применяется только после поступления запроса подразделений или рынка на товарную единицу. Особенности этого метода:
- закупка небольшого количества необходимых позиций;
- оплата только за полученную партию. Затраты на транспорт, другие услуги вычитаются из бюджета;
- возможно оформление контракта на разовый ввоз без продления.
Из преимуществ: регистрация минимального пакета документов, отсутствие невыгодных накоплений. Для оперативного вида важно найти поставщика с подтвержденной репутацией, реализующего продукцию с безопасным ускоренным трансфером.
Об экономической эффективности
Экономическая эффективность закупочной логистики заключается в поиске ответственного производителя, продающего материалы приемлемого качества по низкой цене, и в разрешении проблем, возникающих при выполнении заявки. Специалистам недостаточен простой анализ рынка. Совместно с постоянным мониторингом ситуации важно разрешать следующие вопросы:
- дефицит материала в момент возрастания спроса на него;
- перенасыщение складов;
- сотрудничество с одним поставщиком, без мотивации на поиск новых;
- отсутствие отлаженного порядка оптимизации закупочных процессов;
- ошибочные вычисления расходов.
Положительный результат достигается только при полном использовании ресурсов, оснащенности необходимым оборудованием. Из-за неправильного подсчета товарооборота, недостаток координации с отделами возникает ряд проблем, ухудшающих действенность логистической схемы. Избытки на базе или резкий дефицит, отношения с ненадежными фирмами, отсутствие автоматизации поставок снижают продуктивность бизнеса.
Чтобы систематизация реализовывала определенные задачи, нужно:
- анализировать коэффициенты случившихся и отмененных заявок;
- отслеживать изменения рынка;
- мотивировать сотрудников отдела контроля.
Главная ошибка предпринимателей, стремящихся сэкономить деньги на товарно-материальные ценности, – замена используемых инструментов на менее качественные, несвоевременное оформление заказов, работа только с одним поставщиком. Разработка тактики обновления материально-технических элементов способна решить проблемы, связанные с материально-техническим оснащением. Быстрая реакция логистов с полной автоматизацией логистических этапов – основы успеха.
Программа 4logist улучшает систему закупок с учетом принципов закупочной логистики. Платформа предлагает опции подготовки отчетов, расчет оптимальных расходов, сроков доставки заказных товарно-материальных ценностей, что сокращает время логистов на создание рабочей стратегии. Удобный интерфейс и ускоренная обработка информации – необходимые средства для правильных расчетов.