Подводные камни самописных программ автоматизации процессов, или почему лучше выбирать готовые ИТ-решения

Любая транспортно-логистическая компания задумывается об автоматизации бизнес-процессов, т.к. решать большинство задач вручную или с помощью подручных средств уже не получается. Конечно, это требует денежных вложений, но эффект от автоматизации логистики (при условии правильного внедрения и рационального использования) не заставит себя ждать. Разработаны различные программы для транспортно-экспедиционных услуг, но иногда кажется, что готовое решение — это выброшенные деньги, т.к. ни одна система не сможет учесть все требования. Поэтому, надеясь на оперативный и безболезненный исход, транспортные корпорации прибегают к самописному ПО, которое должно учесть интересы фирмы и стать пригодным для дальнейшей продажи на рынке ИТ-продуктов. Но так ли безобидно ПО автоматизации, написанное лично для предприятия с нуля?

Ошибки при внедрении автоматизации

Типичные ошибки, которые допускают транспортно-экспедиционные компании России при внедрении логистических программ, делятся на 5 типов:

1. Полная надежда на готовую систему. К сожалению, ни одна программа, которая реализуется на ИТ-рынке, не удовлетворит все требования. Конечно, ПО постоянно обновляется и дорабатывается разработчиками с учетом пожеланий клиентов, но при их внедрении логистам и экспедиторам придется заказать доработки (как говорят в ИТ «допилить систему») или доработать имеющуюся на предприятии локально-нормативную базу под условия ПО.
2. Стремление самостоятельно написать новую программу, которая охватит все видимые нюансы, и в дальнейшем перепродавать ее другим крупным транспортно-экспедиционным компаниям, в т.ч. международным. В данном случае логисты, как правило, не осознают, насколько затратным выйдет процесс создания ПО, и насколько маловероятно организовать процесс его продажи. Также следует помнить, что программа должна постоянно дорабатываться, а для сопровождения продаж в организации должна быть собственная техническая поддержка.
3. Отсутствие необходимости обучения сотрудников, особенно при автоматизации и совершенствовании логистики предприятия с нуля, ведь система создавалась непосредственно с участием ваших работников, а значит им будет понятно, как в ней работать. Суровая правда иная — идеального и на 100% интуитивно-понятного интерфейса не существует, как и не существует сотрудников, которые мыслят одинаково и смогут самостоятельно обучиться.
4. От техподдержки можно отказаться — наши специалисты со всем справятся сами и бюджет сэкономим. Конечно, компьютерно-грамотные логисты и экспедиторы разберутся в ПО, но все равно не будут знать все нюансы системы, необходимые как для пользователя, так и для разработчика. В результате даже самая продвинутая программа станет неработоспособной и неэффективной.
5. Модель бизнес-процессов и систему логистического планирования смогут создать сами разработчики, без участия сотрудников компании. Такое мышление приведет к созданию посредственного продукта, который не позволит упростить и оптимизировать работу транспортно-логистической компании. Поэтому при покупке готовой системы автоматизации, и уж тем более при создании программы с нуля, необходимо самому четко сформулировать цели и особенности деятельности фирмы и помогать подрядчику строить модель. А для этого необходимо определенное проектное мышление, которое есть далеко не у всех.

Способы автоматизации транспортной логистики

Существует несколько способов автоматизации: внедрение готовой системы с техподдержкой и разработка собственного продукта с нуля. Второй вариант может показаться более привлекательным, т.к. только с помощью индивидуального подхода можно создать систему, которая будет полностью заточена только под ваш проект и имеющиеся бизнес-процессы с прописанным регламентом. На самом деле разработка обойдется дороже и может в результате получиться менее эффективной, чем готовый многофункциональный сервис для транспортно-логистических и экспедиторских компаний.
  
При создании самописной программы автоматизации процессов логистики для экспедиторов и транспортных компаний потребуется:

• детально описать все автоматизируемые процессы, роли пользователей и клиентов, потоки данных, шаблоны форм, отчеты и т.д. Описание должно быть настолько понятным, чтобы программист и представитель разработчика поняли задание так же, как его поняли вы сами, и создали модель, которая вам необходима;
• выбрать опытного программиста, который сможет понять вас с полуслова и реализовать задуманное. Кроме того, необходимо осознавать, что программист стоит дорого. А после того, как программа будет написана, вы будете сотрудничать с ним еще какое-то время (для оперативной техподдержки и устранения недоработок);
• привлекать сотрудников, отрывая от производственного процесса.

Поэтому компании переходят на готовые системы автоматизации логистики, такие как 4logist, для организации грузоперевозок. Благодаря этой программе российские транспортно-логистические компании оптимизировали и упростили работу подразделений, связанных с транспортом, автоматизировали бизнес-процессы и внедрили программу без отрыва от производства. Реализация данного проекта позволила минимизировать трудозатраты, повысить прозрачность политики взаимодействия с другими фирмами и клиентами, сократить издержки и время на обработку данных, сократить количество ошибок и практически исключить «человеческий фактор». Кроме того, внедрение 4logist позволило:

• автоматизировать процесс калькуляции себестоимости;
• пересмотреть тарифы;
• снизить количество простоев техники;
• увеличить оборачиваемость склада;
• формировать и отправлять документы (в т.ч. коммерческое предложение или договор) непосредственно с рабочего стола оператора;
• предзаполнять некоторые обязательные поля;
• проводить анализ;
• минимизировать пени и штрафы за неоплаченные или оплаченные с просрочкой счета;
• консолидировать рейсы и работать с одной базой клиентов и продукции.

  
Профессиональный сервис для автоматизации логистики и грузоперевозок зачастую намного эффективнее самописных программ, т.к. разработчики функционала готовых решений учитывают существующую ситуацию и заимствуют лучшие практики международных и российских предприятий. Все, что остается сделать заказчику — адаптировать ПО и настроить его под имеющиеся внутренние процессы и регламенты. Еще одно ощутимое преимущество готового решения типа 4logist — быстрота и простота внедрения, обучение персонала и круглосуточная техподдержка для обновления программ в соответствии с постоянно изменяющейся ситуацией на рынке и в локально-нормативной базе.

Если транспортно-логистическая компания решит самостоятельно разработать ПО автоматизации с нуля, ей придется постоянно совершенствовать ее, тесно взаимодействовать с разработчиками и программистами, исправлять ошибки, которые будут всплывать по мере внедрения и адаптации ПО. В случае же выбора готовой системы автоматизации производственной логистики 4logist можно не задумываться о том, какая у вас версия — разработчики сотрудничают со своими клиентами и постоянно совершенствуются, развиваются и внедряют новые процессы. А безболезненное внедрение за считанные дни (с учетом обучения сотрудников) без отрыва от производства позволяет оставаться конкурентоспособным и не растерять свою клиентскую базу.

Чтобы достичь видимых результатов и использовать имеющиеся экономические методы управления транспортно-экспедиционными компаниями, привлекайте проверенные фирмы, способные решить проблемы на профессиональном уровне и поддерживать или развивать ПО самостоятельно. Кроме того, перед внедрением программного обеспечения по автоматизации следует провести внутренний аудит — например, до внедрения 4logist, провести внешнюю и внутреннюю оценку логистики и положения компании, выявить проблемные места и затратные подразделения, а также создать перечень ошибок, типичных для компании. Целесообразно также выявить регламентные операции, ежедневно выполняемые логистами и экспедиторами при выполнении должностных обязанностей.