Оптимизация транспортных логистических систем. Формирование документов в один клик. Отличие офисных программ от профессионального софта.
Формирование документов в один клик: преимущества и способы реализации
Для повышения конкурентоспособности и развития компании все ее отделы должны работать как единый механизм. Потребителю важно не только качество товара, но и скорость его изготовления, а также соблюдение сроков доставки. Оптимизация бизнес процессов логистики поможет повысить рейтинг организации и эффективность сотрудников, а также сократить количество ошибок. Искусственный интеллект быстрее собирает и анализирует данные, что позволяет компании развиваться и получать больше прибыли.
Отличие офисных программ от профессионального софта
Создавать карточки товаров, счета и другие документы можно с помощью стандартной программы Microsoft Excel или открытых облачных сервисов. Выбор такого способа имеет ряд особенностей:
- При работе с текстовыми редакторами и таблицами необходимо вручную создавать базы данных, шаблоны соглашений и договоров. Использование специализированного программного обеспечения открывает доступ к популярным функциям сразу после регистрации.
- Работать с ручной базой может только один человек, а обновление информации занимает много времени. Чтобы отредактировать файл или внести дополнения, другим сотрудникам приходится постоянно открывать доступ или отправлять таблицу по почте. Профессиональным софтом могут пользоваться все сотрудники предприятия одновременно.
- Риск появления опечаток и неточностей. Пропуск всего одного столбца или строки в Excel нарушает формулу подсчета. В надежных логистических платформах процессы подвергаются тщательному контролю со стороны ИИ.
- Функционал стандартного ПО существенно ограничен не только технически, но и возможностями самого пользователя. Большинство задач необходимо выполнять вручную, что повышает риск возникновения ошибок. Сервис автоматизации бизнес-процессов решает эти проблемы.
- Скорость работы такого текстовых и графических редакторов зависит от производительности устройства. Если у компьютера слабые характеристики, медленный процессор и мало оперативной памяти, таблицы могут зависать и работать крайне медленно.
Бесплатные сервисы
Общедоступные локальные или облачные ресурсы также можно использовать для частичной автоматизации логистики. Функциональные возможности этих платформ:
- Создание заданий на перевозку, а также планирование и контроль маршрута как в ручном, так и в автоматическом режиме. При использовании бесплатного программного обеспечения рабочего места не стоит рассчитывать на полное заполнение отчетности или автоматическую отправку писем о задолженности клиенту.
- Информация хранится на компьютере или в облачном хранилище. При этом нужно учесть, что при использовании общедоступных сервисов данные заказчика и организации не защищены. Базу можно взломать и похитить контакты. Только профессиональное ПО гарантирует сохранность личной информации.
- При бесплатной автоматизации процессов логистики большую часть карточек придется заполнять вручную. Иногда дополнить функционал платформы нельзя, но есть сервисы, где автоматическое заполнение соглашений, типовых дополнений или договоров и счетов возможно. Для этого пользователю предлагают заплатить за скачивание шаблонов или настройку приложения под персональные нужды.
- Главный недостаток общедоступных баз — это отсутствие ответственности со стороны разработчика. Подобные продукты помогают менеджерам и бухгалтерам решить лишь часть проблем, но не избавляют их от ручного труда. Часто торгово-логистическая система подвисает, не запускается или самопроизвольно закрывается, а функция обратной связи хоть и доступна, но не приносит необходимого результата.
Особенности платного софта
Совершенно другой уровень сервиса у профессионального софта. Он нацелен на привлечение клиентов, имеет продуманный пользовательский интерфейс и круглосуточную техническую поддержку. Специальное программное обеспечение поставляется в виде отдельного приложения или CRM-системы, как ПО 4logist.
Платный софт помогает оптимизировать логистические процессы предприятия:
- Создание документального оформления для заказчика и перевозчика. Для этого достаточно выбрать необходимый блок, открыть шаблон и подтвердить действие. Сведения о покупателе и поставщике вносятся автоматически. Сервис имеет модульную структуру, где можно настраивать блоки под конкретные задачи, формировать и систематизировать разделы.
- Напоминание о сроках уплаты и отправка коммерческих предложений. Любые письма отправляются в один клик сразу после генерации. Отчет о прочтении отображается в CRM-системе.
- История заказов. Руководитель компании или ответственный сотрудник может получить информацию напрямую. Заказы сразу же копируются в память компьютера или на удаленный сервер.
- Проставление подписей и печатей. Такие программы автоматизации транспортной логистики, как 4logist, хранят в памяти шаблоны с цифровой подписью и отсканированной печатью предприятия. Менеджеру достаточно лишь скачать файл, чтобы отправить на подпись партнерам.
- Нумерацию заявок, договоров, актов и прочего. Нет необходимости вести отдельный файл или журнал учета, система все сделает сама. При необходимости номера можно редактировать.
- Поиск исполнителя или других сведений. Платный софт поддерживает работу с фильтрами, с помощью которых можно найти и посмотреть сведения о конкретном заказе всего за пару кликов.
- Создание отчетов. Искусственный интеллект самостоятельно анализирует полученные данные и сводит их в единый реестр. Например, 4logist подсчитывает затраты и доходы на основании полученных данных и формирует сводную таблицу. Бухгалтер или руководитель может посмотреть отчет и сделать вывод о темпах развития бизнеса и эффективности выбранной стратегии. Функцию создания можно настроить под собственные нужды.
- Ведение заказов для нескольких фирм. В одной программе можно работать с разными контрагентами. Документальное оформление для каждого заказчика также проходит в автоматическом режиме. При этом у каждого клиента будет отдельная карточка с реквизитами. Кроме того, в приложении можно постоянно обмениваться информацией между перевозчиками, покупателями и подразделениями предприятия.
Профессиональное ПО поддерживает облачную автоматизацию бизнес-процессов для удаленного редактирования файлов, которое работает по принципу SaaS. Благодаря выделенному IP-адресу и протоколам конфиденциальности личная информация компании или сотрудников, а также сведения о контрагентах надежно защищены от взлома и несанкционированного доступа. Руководитель или ответственный сотрудник могут настроить параметры работы платформы под собственные нужды. Например, в один клик отключить доступ к данным облака для третьих лиц, разрешить вход только с конкретного IP-адреса или дать выборочные права на подключение для отдельных работников.
Использование профессионального софта вроде 4logist делает сделки предельно прозрачными, а также сокращает количество ошибок или неточностей, которые возникают при ручном ведении актов и счетов. Такие платформы подойдут для установки как в небольших частных организациях, так и в крупных транспортных компаниях. Автоматизация бизнес-процессов помогает не отвлекаться на оформление бумаг, а заниматься повышением конкурентоспособности и развитием предприятия.
Какие документы можно создавать в один клик?
В системе автоматизации транспортной логистики можно создать множество различных документов. Рассмотрим возможности профессионального софта на примере 4logist. Платформа самостоятельно заполняет:
- Счета — номер меняется по счетчику в порядке убывания.
- Товарные накладные, заявки, заказы, акты выполненных работ.
- Договоры и коммерческие предложения — в шаблон можно добавить электронную подпись, текст и печать, а также создать необходимое форматирование. Дата, реквизиты и другие сведения вводятся автоматически.
- Другие файлы на усмотрение пользователя. Например, менеджер может создать счет об оплате и отправить его в один клик контрагенту, а также сформировать расходный ордер или отчетную таблицу по прибыли.
В 4logist документальное оформление сделки ведется на основании заранее созданных шаблонов. Типовые договора, счета преобразуются в PDF-формат и доступны для скачивания. Сформированные документы можно редактировать непосредственно в программе, например, добавлять логотип организации или менять реквизиты.