Транспортно-логистические организации, занимающиеся грузоперевозками, нуждаются в грамотном управлении. Мониторинг логистической системы – незаменимое условие для полноценного развития бизнеса. Один из аспектов при анализе – контроль результатов управления. После него важно продумать и утвердить меры для улучшения положения, к которым относят количественные, качественные критерии, шкалы предпочтения. На успех влияют эффективность оценки и своевременность принятых решений. Пренебрегать мониторингом нельзя.
Циклы контроллинга
Контроль в логистике может осуществляться с применением специальных компьютерных программ или вручную. Последний вариант применяется до сих пор на многих фирмах. Ручной сбор данных надежен, не зависит от сбоев техники, но требует трудозатрат. Обученный персонал: менеджеры, аудиторы, консультанты анализируют, принимают меры для исправления ситуации. Ошибки при таком способе неизбежны.
В качестве примера приведем ситуацию, когда наличие запасов на складе находится на недостаточном уровне. Взвешенным решением менеджера будет увеличение объемов поставки, корректировка заказов. Если сделать это вовремя, получится избежать недостатка и дефицита на складе.
Различают три цикла контроля в автотранспортном менеджменте:
- Сбор информации по каждому из подразделений. Необходимо составить четкую картину результативности перевозок. Делается это поэтапно, составляя отчеты, соединяя конечный итог в общую диаграмму.
- Сопоставление полученной информации с контрольными величинами. После подведения итогов возможны неожиданные результаты. Кажущиеся стандартными цифры в сравнении с другими периодами могут оказаться значительно ниже.
- Определение способов, направленных на корректировку показателей. Цель — достигнуть плановых значений. Мероприятия утверждаются руководством на основании полученных итогов. После этого поэтапно вводятся изменения под четким, пристальным вниманием управленцев.
Виды средств контроллинга и их особенности
Отслеживание грузоперевозочной деятельности работает на сравнении сегодняшнего состояния с прошлыми данными, которые зафиксированы в отчетах, графиках и схемах. Каждый тип отклонения можно представить в относительной или абсолютной форме. При расчете расхождений следует определить величину потерь, чтобы исправить положение.
Бизнес-системы контроллинга бывают трех типов. Какую выбрать, зависит от специфики логистического направления и особенностей компании. Цель – добиться контроля на всех этапах, вспомогательных и основных.
- Открытый мониторинг логистических операций, при котором оценка находится в зависимости от деятельности конкретного человека. Специальный сотрудник проводит сравнение значений с текущими, делает выводы и определяет меры. Такой вариант считается бюджетным, применять его стоит в случаях, когда использование других способов невозможно.
- Закрытый способ, при котором вместо человеческого труда применяется АСР (автоматизированная программа расчетов). Такой тип отслеживания затратный – ПО требуется купить, установить и настроить. Но софт оправдывает себя за несколько месяцев.
- Модифицированный, совмещающий действия человека и новые технологии. Менеджер самостоятельно вносит данные для проверки и может изменять ход работы программы. В итоге, исключается бездумный анализ, качество проведения исследования увеличивается.
KPI
При мониторинге показателей работы логистической системы применяются параметры эффективности, KPI. В зарубежной практике для определения активности автотранспортных фирм применяются процентные отношения к нормативам: объему продаж, количеству издержек, статьям бюджета.
Стандартными KPI в менеджменте считаются:
- Степень удовлетворенности заказчиков сервисом. Сюда включается точность исполнения сроков перевозки. Большое значение имеет полнота выполнения заказа, своевременность и точность поставки. Поступающие жалобы от заказчиков снижают рейтинг. Негативно сказываются возвраты, дефицит складских запасов, неудовлетворенность контрагентов тарифами. Повысить это значение можно, исполняя поручения в строго указанное время, ответственно выполняя обязанности и желая помочь каждому клиенту, обеспечив компетентность персонала, проверяя их навыки и умения.
- Выручка от инвестиций состоит из нескольких факторов. Это средняя величина оборотов по всем запасам, сумма возвращенной прибыли по инвестициям и оборудованию.
- Издержки — операционные и полные. Это затраты на транспортировку, управление складом, переработку грузов при поставке. Учитываются потери от возврата товаров и ущерб, который неизбежен при поставке низкокачественной продукции.
- Длительность перевозок зависит от исполнения задач всей логистической цепи. Сюда относится время оформления заявки, продолжительность доставки до двери. Оценивается то, как долго закупается продукция, и от чего изменяется весь производственный цикл.
- Производительность труда при расчете KPI включает число заказов, которое обрабатывается в заданную единицу времени. Для получения полной картины учитываются логистические издержки, затраты на обслуживание в расчете на каждую единицу товара.
- Транспортная эффективность (ТЭ) включает несколько параметров. Среди них принято рассматривать коэффициент грузовместимости каждого ТС, грузооборот за промежуток времени (сутки, смена, месяц). ТЭ может изменяться от наличия машин в автопарке, их особенностей (год выпуска, пробег, состояние).
- Возврат на вложения показывает, как быстро окупаются инвестирования в конкретные отрасли логистики, к которым могут относиться склады, ремонтные подразделения и сервис.
Бизнес-аналитика
Оценку каждому члену команды и всему бизнес-процессу дает Business Intelligence. Эта система анализирует состояние на текущее время, вносит корректировки. BI собирает информацию по направлениям и преобразует ее в зависимости от поставленных задач. Внедрение будет разумным, если:
- ведется учет нескольких предприятий одновременно;
- требуется получать доступ к бизнес-процессам в заданное время;
- увеличился штат, нужен полный доступ к аналитике;
- IT-среда нуждается в обновлении;
- нужно оценить работу конкретных областей фирмы;
- компания-перевозчик быстро развивается, требуются новые идеи для исследований.
Инструмент, необходимый для принятия выводов о развитии компании, – BI-системы. Данные, которые выявляются в результате онлайн-анализа, помогают:
- оценивать маркетинг;
- контролировать передвижение средств и операционных расходов;
- подсчитывать прибыль;
- делать точные прогнозы о доходности операций;
- отслеживать состояние по кадровым передвижениям;
- составлять графики, отчеты по сумме пользователей на сайте;
- проводить сегментацию аудитории по признакам;
- заниматься исследованием поведения контрагентов, оформляющих перевозку для понимания их вовлеченности;
- планировать, прогнозировать исход;
- проверять точность прогнозов;
- анализировать финансовую ситуацию.
Мониторинг логистической деятельности организации с 4logist
CRM, разработанные для автоматизации управления в транспортных организациях, упрощают контроллинг. «4логист» – проект, работающий со всеми видами браузеров, не требующий особенных знаний для администрирования. ПО разрешено использовать на компьютерах или смартфонах. Для настройки нужен выход в интернет. Многообразные виды отчетов доступно выгружать по заданному периоду. Сводные, узконаправленные – они покажут настоящее положение дел на предприятии. В нужный момент можно загрузить информацию по интересующему параметру:
- задолженность;
- расходы;
- количество контактов с клиентами;
- статистика по перевозчикам;
- другая аналитика.
Программа интегрируется с 1С 8-й версии, поддерживает точную настройку. Бесплатный тестовый период 14 дней дается пользователям, оставившим заявку на сайте. Программисты фирмы ответят на вопросы и проведут обучающие тренинги для сотрудников.
Отслеживать эффективность компании необходимо для понимания приоритетных направлений и улучшения работы. Доверив часть задач компьютерным технологиям, можно не отвлекаться от бизнеса. Программа 4logist станет надежным помощником, поднимет уровень дохода.