Несмотря на активное развитие технологий, многие транспортные компании до сих пор не используют современные логистические программы, применяя в качестве основного инструмента для постоянного учета и контроля грузоперевозок более привычный текстовый редактор Excel.
Непонимание принципиального различия между данными инструментами, мнимая экономия средств и нежелание применять логистические программы экспедиторами и перевозчиками ставит их в заранее невыгодное положение перед другими участниками рынка.
В чем же их ключевое отличие?
Для начала работы с Excel необходимо вручную создать базу данных, разработать шаблоны необходимой документации и договоров, системы учета грузоперевозок и многое другое. Логистические программы сразу предлагают наиболее полный набор самых необходимых функций непосредственно после регистрации.
Благодаря развитию облачных технологий логистические программы со всем их потенциалом доступны для всех работников организации. При этом, обучение осуществляется онлайн в кратчайшие сроки и абсолютно бесплатно.
В полной мере использовать базу данных Excel может только один человек, так как ручной набор таблиц и постоянное обновление информации невозможно производить на нескольких рабочих местах одновременно.
Скорость и удобство – основа эффективности работы, от которой зависит прибыль компании. Логистические программы дают возможность автоматизировать практически все бизнес-процессы. В том числе создание заявок, поиск транспорта и грузов, отслеживание движения машин, подготовку бухгалтерских документов, расчет понесенных издержек и полученной выручки.
Функционал Excel ограничен потенциалом, опытом и возможностями самого пользователя, который вручную выполняет большинство задач. Автоматизация здесь невозможна и качество результата, а также время и силы, затраченные на его достижение, оставляют желать лучшего.
Следствием работы со значительным количеством контрагентов является накопление большого архива текстовой информации, которой необходимо не только эффективно управлять, но и должным образом хранить.
Выгоды очевидны
Логистические программы предоставляют возможность дублирования все сведений в нескольких дата-центрах, независимых друг от друга. При этом, время восстановления данных в случае сбоя составляет несколько минут. Техническое обслуживание круглосуточно. Доступ к базам возможен с любого устройства при одновременной гарантии сохранности важной информации.
В случае с Excel все необходимые сведения хранятся на рабочем компьютере, от мощности которого и качества используемых офисных программ зависит работоспособность логиста. При поломке оборудования существует риск безвозвратно потерять все имеющиеся данные. Актуальное резервное копирование в большинстве случаев затруднено.
Таким образом, делая выбор между платными и бесплатными программными средствами, во главу угла следует ставить не стоимость, а комплекс задач, которые необходимо решить. Зачастую время и силы, которые работнику необходимо затратить на создание «бюджетного» аналога, а также его обновление и поддержание в актуальном состоянии, стоят гораздо дороже покупки CRM.