Прогресс идет вперед, практически все становиться автоматизированным и записанным на электронные носители. Поэтому нравится нам это или нет, но необходимо идти в ногу со временем и совершенствовать работу своей компании.
В современной компании, которая специализируется на перевозках, сталкивается с большой загрузкой бухгалтерского отдела. Особенно это проявляется в частых обращениях менеджеров коммерческого отдела по вопросу формирования документов, контроля оплат, формированию актов и тд. Для современного предприятия необходимо использовать программное обеспечение, с помощью которого доступна автоматизация часто повторяющихся процессов, чтобы увеличить производительность труда специалистов, снизить стрессовый фактор, а главное увеличить пропускаемость каждого бизнес узла, чтобы обрабатывать больше заявок и сделок теми же трудовыми ресурсами.
Облачная CRM-система 4logist представляет собой целый комплекс программных средств, благодаря которым можно автоматизировать процессы связанные с бухгалтерией:
– процесс формирования всех нужных документов в один клик: договора, акты, счета ТТН, CMR, поручения и т.д.;
– автоматизировать финансовый контроль за счет интеграции с 1С или иной системы бухучета;
– автоматически просчитывать рентабельность каждой сделки перед тем как взять ее в работу;
– осуществлять управление транспортом, водителями, перевозчиками в целом;
– управлять консолидированными перевозки, в которых участвует один или несколько складов;
– улучшать клиентский сервис за счет встроенного кабинета для клиентов. Он поможет снизить нагрузку с колл-центра, коммерческого отдела, логистического отдела, бухгалтерского отдела;
– управлять задачами отделов экспедиции, логистики, коммерции, бухгалтерии из любой точки мира.
– автоматизировать систему начисления заработной платы, бонусов и стимулирования сотрудников в целом.
– автоматизировать работу с складским учетом;
Доступ из любой точки мира 24/7
Облачная система CRM 4logist работает из любой точки мира, в любое время суток и с любого браузера, даже со смартфона. Представьте в офисе идет обычный трудовой день, но внезапно на районе произошла авария и отключили электричество. Или вот еще банальный пример с COVID 19, когда срочно приходится релокировать сотрудников без потери эффективности труда, а что ожидать далее от всяких новых штампов типа “Омикрон”, никто не знает. Для многих компаний это катастрофа — теряется связь с клиентами, они просто за это время могут уйти к конкурентам.
Ваши сотрудники могут сразу зайти в другие устройства, даже в свои смартфоны и продолжить работу. Понятно, что заряд смартфона не долговечен, но наверняка его хватит до того времени, как они, например,доберутся до дома и включат свои ноутбуки. Так клиенты будут удержаны и заинтересованы в сотрудничестве.
Для сотрудников бухгалтерии такая система работы будет очень удобна — не придется переносить данные из одной программы в другую, все системы учета внутри компании и других программ будут передаваться между собой и вы сможете отслеживать решение тех или иных вопросов.
Какие задачи помогает решать
- Формирование и обработка разных обращений от клиентов. Как правило, это звонок или письмо по электронной почте, но возможны и другие каналы связи.
- В системе на основании обращения формируется задача и назначается ответственный за нее сотрудник (в некоторых случаях это может быть даже группа лиц).
- Подготовка отчетности. Для подготовки того или иного отчета система все выполнит за считанные секунды.
- Обработка первичных документов. Все первичные документы менеджер коммерческого отдела, логистики и экспедирования сможет создавать на базе заранее созданных шаблонов в несколько кликов и отправить их вашему Заказчику на согласование. В ответ Заказчик направляет отсканированные документы, которые могут уходить в бухгалтерию также в несколько кликов. К бухгалтеру уже поступают реестры по первичным документам и уже в этом случае он все данные вводит в систему и формирует бухгалтерские документы, которые могут быть использованы в отчетности. Со стороны бухгалтерии также поступают данные специалистам других отделов о поступлении денежных средств в автоматическом режиме благодаря интеграции с 1С или иной системой бухгалтерского учета.
- Благодаря уже готовым интеграциям с биржами перевозчиков, система помогает находить подрядчиков на перевозку грузов не выходя из системы 4logist, а также помогает генерировать необходимую отчетную документацию.
- Система помогает быстро формировать стоимость фрахта, а также учитывать лучшие условия взаимодействия при формировании новых сделок, экономя время ваших сотрудников.
Цели и задачи автоматизации бухгалтерского учета расходников
Система автоматизации учета расходников 4logist является одним из самых популярных решений за последние несколько лет. Главная задача такого сервиса для бухгалтерии – это облегчение жизни бухгалтеру, избавление от рутинных операций. Как результат предприятие страхует себя от рутинных задач, бумажных завалов и ошибок.
В системе предусмотрен специальный модуль учета расходов на каждую сделку: количество пройденных километров, стоимость топлива, внеплановые ремонты, запчасти, расходники, расходы на обслуживание, оплату водителя, стоянки, обеды и т.д. Все эти данные можно занести в систему и она уже по умолчанию будет учитывать эти расходы при формировании стоимости перевозки для каждого маршрута или сделки в целом. Также в CRM-системе 4logist адаптирован функционал для экспедиторов — видна стоимость перевозчика и удобно рассчитывать стоимость конечной перевозки для клиента. В итоге, все закрывающие документы будут отображаться у клиента в личном кабинете, где он самостоятельно их сможет изучить, скачать, распечатать, а также оставить повторную заявку.
В личном кабинете клиент видит отчетные документы, акты, сопроводительные документы, которые необходимы для работы. Таким образом, клиент не будет лишний раз звонить в колл-центр или специалистам. Всю необходимую информацию он видит в личном кабинете, при необходимости может сделать повторный заказ.
Функционал CRM-системы 4logist помогает формировать документы, передавать их в бухгалтерию, формировать акты, и направлять их на подпись. Это экономит время работы многих специалистов компании.
При введении автоматизации учета расходников вы не будете:
- зависеть от человеческого фактора;
- не рационально использовать рабочее пространство;
- долго ждать получение информации от бухгалтерии;
- тратить без того загруженное время бухгалтера на просчет бонусов, мотивации или заработной платы менеджеров коммерческого отдела, экспедиторов, логистов;
Максимальная омниканальность
Облачный сервис 4logist доступен в любое время с компьютера, ноутбука или планшета, подключенного к интернету. А обновление происходит без участия пользователя и без ограничений даже в самом базовом пакете.
Это профессиональный инструмент управления, который не требует дополнительного софта. Доступ к данному инструменту осуществляется по платному тарифу.
Инструменты системы управления могут адаптироваться под деятельность перевозчиков:
– перевозки сборных грузов;
– мультимодальные перевозки;
– жд перевозки;
– автомобильные перевозки;
– авиаперевозки.
Возможности которые дает облачная CRM-система 4logist
Для получения качественного управления компанией рекомендуется применять современные средства автоматизации. Так, облачная CRM-система 4logist помогает сразу многим сотрудникам:
— руководители могут контролировать результат, контролировать сотрудников 24/7 из любой точки мира, а благодаря интеграции с Power BI отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI) в режиме онлайн;
— логисты и экспедиторы получают полноценное рабочее место со всеми необходимыми инструментами, а также с возможностью интеграции со сторонними сервисами необходимыми для их работы;
— бухгалтеры могут получать данные в 1С, Мое дело, другие АСУ благодаря гибкому API.
Бухгалтеру данная программа поможет:
— вести контроль дебиторской задолженности;
— учитывать доход и убытки на основании документов;
— получение всей необходимой информации о запасах расходных материалов в режиме реального времени;
— благодаря встроенному сканеру в мобильное приложение для водителей, получать сканы сопроводительных документов в считанные секунды в хорошем качестве;
— сократить обращение от менеджеров, которые отвлекают от работы;
— сократить количество человеческого фактора;
— получать доступ из любого места, где есть интернет.
4logist — также следит выставлены ли все счета по заказам клиентам, а также получены ли все счета от контрагентов (перевозчиков)
Также система сверяет План с Фактом в полученном счете. И не допускает не соответсвия.
Сам менеджер принимает полученный счет, так как он знает за что этот счет и какая сумма должна быть в полученном счете и какие условия было договорены. ( Бухгалтер видит только бумажку, а за что она, как правило, не знает и всегда спрашивает у менеджера). При выборе ПО вы можете внимательно ознакомится с техническими характеристиками и заказать консультацию нашего специалиста.
Почему бухгалтерии выгодно иметь в своем арсенале инструменты 4logist
Новые возможности
Облачная система CRM 4logist работает не только с подразделением бухгалтерии. При помощи нашей системы сразу несколько отделов компании могут осуществлять анализ сделок, вести работу с клиентами и подрядчиками, вести контроль качества, выставлять счета и формировать договоры сотрудничества. И главное осуществлять все ключевые процессы в компании в автоматизированном режиме, тратя на это гораздо меньше времени и усилий, а на выходе получать еще больший результат.
Конечно, нет пределу совершенства. Облачная система 4logist постоянно обновляется, в нее внедряются новые технологии. Но все же основным преимуществом остается то, что она удобна в использовании и проста: вы видите в режиме онлайн движение документов и задач внутри компании и при необходимости можете оперативно реагировать на какие-либо изменения и корректировки. Также вы имеете доступ из любого места в мире где доступен интернет: командировка, отпуск, выходные, при интенсивном разъездном графике. Для управления компанией в современных условиях, все перечисленные возможности , являются одним из основных факторов успеха.