Инструкция по работе с Ж/Д грузоперевозками в программе 4logist

Одно из ключевых преимуществ специализированной CRM-системы 4logist является возможность удобного и легкого управления автоперевозками. 

Рассмотрим как это работает

Создание запроса

1. В системе 4logist есть возможность вести сделки по авто перевозкам.
2. Все создается в рамках запросов или заказов, отличия заключаются только в выборе типа транспорта и заполнении некоторых полей.
3. Для начала работы выберите блок «Запросы», который используется для построения сделки между отделом продаж и логистами.
4. При получении заявки от клиента нажмите «+ Новый запрос».
5. Заполните следующие поля в запросе:

• Компанию, от которой был получен запрос.
• Цену (ориентировочную)
• Сроки и место доставки груза.
• Параметры груза.

Рабочая карточка запроса

1. После сохранения запроса у вас появится рабочая карточка запроса.
2. Основным полем для работы будет вкладка «Ценовые предложения», где будет формироваться стоимость доставки груза.

Формирование ценового предложения

1.  Создайте ценовое предложение с учетом доставки автомобильным транспортом.
2. В поле «Тип маршрута» выберите рейс и укажите адреса отправки и прибытия.
3. Если маршрут был корректно указан при создании запроса (случай одиночного рейса одним типом транспорта), вы можете использовать кнопку «+ Маршрут», чтобы данные перенеслись из основной информации запроса.
4. Если требуется внести новый адрес, обратите внимание, что данные сохраняются в разделе «Терминалы» (блок «Перевозчики»). Постарайтесь избегать создания дубликатов, чтобы использовать автозаполнение в дальнейшей работе.
5. Все дополнительные услуги также могут быть указаны в рамках ценовых предложений. Для этого выберите в поле «Тип» значение «Услуга». Можно использовать заранее созданный шаблон для автозаполнения полей.

Формирование коммерческого предложения

1. После создания ценового предложения вы можете сформировать коммерческое предложение для клиента.
2. Перейдите на вкладку «Документы» и нажмите «+ Добавить».
3. Выберите подходящий расчет и шаблон.
4. Сохраните документ и отправьте его клиенту прямо из программы или сохраните его в формате PDF на компьютере.

 Работа со статусами запросов

1. Для управления процессом работы с запросами используются статусы запросов.
2. После получения запроса заполните форму и измените статус на «Ждем предложений».
3. Логисты могут подключиться к работе и добавить свои ценовые предложения.
4. После завершения работы логист может изменить статус на «Ждем решение клиента».
5. Менеджер может связаться с клиентом и после получения ответа перевести запрос в статус «Подтвержден» или «Не подтвержден».
6. При выборе статуса «Не подтвержден» откроется форма для заполнения, где необходимо указать причину отказа клиента. Сам запрос будет перемещен в архив.
7. При выборе статуса «Подтвержден», программа предложит создать заказ на основе одного из расчетов.

 Работа с заказами

1. Перейдите в блок «Заказы», чтобы продолжить работу с созданным заказом.
2. В заказе будет содержаться вся информация из запроса.
3. В разделе «Грузы» будут перенесены все данные по параметрам груза и конечным точкам маршрута.
4. В разделе «Рейс» будут содержаться все данные о перевозчиках и этапах перевозки с типами рейсов.
5. В любой момент вы можете внести изменения в рейс и дополнить его деталями.
6. На вкладке «Финансы» отображаются все расходы и ставки, указанные при формировании ценовых предложений.

Формирование документов и счетов

1. На вкладке «Документы» формируются все необходимые сопроводительные документы с помощью выбора подходящего шаблона.
2. Документы также можно отправить клиенту или перевозчику непосредственно из программы или скачать на компьютер.
3. На вкладке «Счета» можно создать счет для клиента, а на вкладке «Полученные счета» добавить счета от перевозчика.
4. При добавлении счета, в котором сумма отличается от внесенной ставки за рейс, сумма рейса будет скорректирована согласно  счету.

Комментарии и задачи

1. К заказу можно оставлять комментарии для коллег, клиента или перевозчика, при условии использования отдельного приложения «Личный кабинет».
2. Из карточки заказа также можно создавать задачи на сотрудников.

Работа со статусами

1. Работа со статусами может быть построена по аналогии с запросами.
2. Финальный статус (название может отличаться в зависимости от настроек статусов в системе) замораживает заказ и делает его дальнейшее редактирование невозможным.
3. Установите финальный статус (например, «Финансово закрыт») после завершения работы над заказом.