Одно из ключевых преимуществ специализированной CRM-системы 4logist является возможность удобного и легкого управления автоперевозками.
Рассмотрим как это работает:
Создание запроса:
1.В системе 4logist выберите блок «Запросы» для построения сделки между отделом продаж и логистами.
2. Нажмите «+ Новый запрос» при получении заявки от клиента.
3. Заполните следующие поля в запросе:
4. Компания, от которой был получен запрос.
5. Сроки и место доставки груза.
6. Параметры груза.
7. На вкладке «Информация о грузе» укажите тип транспорта для перевозки.
Рабочая карточка запроса:
1. После сохранения запроса у вас появится рабочая карточка запроса.
2. Основным полем для работы будет вкладка «Ценовые предложения», где будет формироваться стоимость доставки груза.
Формирование ценового предложения:
- Создайте ценовое предложение с учетом доставки автомобильным транспортом.
- В поле «Тип маршрута» выберите рейс и укажите адреса отправки и прибытия.
- Если маршрут был корректно указан при создании запроса (случай одиночного рейса одним типом транспорта), вы можете использовать кнопку «+ Маршрут», чтобы данные перенеслись из основной информации запроса.
- Если требуется внести новый адрес, обратите внимание, что данные сохраняются в разделе «Терминалы» (блок «Перевозчики»). Постарайтесь избегать создания дубликатов, чтобы использовать автозаполнение в дальнейшей работе.
- Все дополнительные услуги также могут быть указаны в рамках ценовых предложений. Для этого выберите в поле «Тип» значение «Услуга». Можно использовать заранее созданный шаблон для автозаполнения полей.
Формирование коммерческого предложения:
1. После создания ценового предложения вы можете сформировать коммерческое предложение для клиента.
2. Перейдите на вкладку «Документы» и нажмите «+ Добавить».
3. Выберите подходящий расчет и шаблон.
4. Сохраните документ и отправьте его клиенту прямо из программы или сохраните его в формате PDF на компьютере.
Работа со статусами запросов:
1. Для управления процессом работы с запросами используйте статусы.
2. После получения запроса заполните форму и измените статус на «Ждем предложений».
3. Логисты могут добавить ценовые предложения, после чего статус можно изменить на «Ждем решение клиента».
4. Менеджер связывается с клиентом и после получения ответа переводит запрос в статус «Подтвержден» или «Не подтверждён».
5. При выборе статуса «Не подтвержден» заполните форму с указанием причины отказа клиента, а сам запрос будет перемещен в архив.
6. При выборе статуса «Подтвержден», программа предложит создать заказ на основе расчета.
Работа с заказами:
1. Перейдите в блок «Заказы» для продолжения работы с созданным заказом.
2. Заказ содержит всю информацию из запроса.
3. Информация о грузе и конечные точки маршрута находятся в разделе «Грузы».
4. В разделе «Рейс» содержатся данные о перевозчиках и этапах перевозки с типами рейсов.
5. В любой момент можно внести изменения в рейс и дополнить его деталями.
6. В ж/д рейсе есть уникальные поля, такие как номер вагона/контейнера и номер поезда/рейса.
Формирование документов и счетов:
1. На вкладке «Финансы» отображаются все расходы и ставки, указанные при формировании ценовых предложений.
2. Используйте вкладку «Документы» для создания сопроводительных документов с помощью выбора подходящего шаблона.
3. Документы можно отправить клиенту или перевозчику из программы или скачать на компьютер.
4. На вкладке «Счета» можно создать счет для клиента, а на вкладке «Полученные счета» добавить счета от перевозчика.
5. При добавлении счета с отличной от внесенной ставкой суммой, сумма рейса будет скорректирована согласно счету.
Комментарии и задачи:
1. В карточке заказа можно оставлять комментарии для коллег, клиента или перевозчика (при наличии отдельного приложения «Личный кабинет»).
2. Можно создавать задачи на сотрудников из карточки заказа.
Работа со статусами:
1. Работа со статусами может быть построена по аналогии с запросами.
2. Финальный статус (название может отличаться в зависимости от настроек статусов в системе) замораживает заказ и делает его дальнейшее редактирование невозможным.
3. Установите финальный статус (например, «Финансово закрыт») после завершения работы над заказом.