Как автоматизация помогает увеличить эффективность работы команды

Чтобы предприятие работало продуктивно, нужно не только выбрать высококвалифицированных специалистов. Руководитель должен уже на этапе собеседования прогнозировать, какие результаты может показывать тот или иной претендент. Чтобы успешно делегировать задачи и не беспокоиться об исполнении, важно видеть слабые и сильные стороны человека, навыки, умения, возможности их применения в конкретной ситуации. Для качественного оказания услуг транспортно-экспедиторской компании, повышения эффективности персонала рекомендуем использовать специализированные программы, разработанные с учетом особенностей сферы, в которой они применяются.

Возможные проблемы в управлении

Бизнес, продолжая развитие, постоянно масштабируется. Работа транспортно-экспедиционной компании включает в себя множество функций:

• управление логистикой,
• транспортировка грузов,
• отслеживание;
• аналитика;
• взаимодействие с государственными органами (таможенная служба) и другие.

Если эти этапы быстро и четко выполняются, значит заявки отрабатываются в короткие сроки. Важно выявить еще и качество обслуживания клиента. Работники должны владеть соответствующими навыками, знаниями, работать в режиме многозадачности, отслеживая несколько заданий одновременно.

В процессе трудно не упустить подробности работы всего штата из поля видимости. Если не выстраивать отношения на предприятии между членами компании, не контролировать результаты каждого, это неизбежно приведет к потере денег, заказчиков, банкротству. Падает репутация, снижается количество обращений. Люди перестают доверять компании, а значит, уходят к конкурентам.

Автоматизация как способ повышения эффективности команды

Чтобы конкурировать на рынке услуг, применяйте решения, которые упростят задачи сотрудников, помогут быстрее ориентироваться в информации, выстроят четкую систему взаимодействия менеджер-клиент.

Выбор должен быть ориентирован на специфику предприятия, чтобы он максимально отвечал потребностям, задачам, которые нужно решать. Рекомендуем переходить на автоматизацию транспортной логистики с помощью специального программного обеспечения. ПО содержит все нюансы законодательной базы по функционированию экспедиторских компаний, терминологии, бланков и форм документации и т.д. Это поможет организовать внутренние процессы в команде без задержек, обеспечит эффективное взаимодействие с заказчиком в короткие сроки. Программы для грузоперевозок по статистике повышают работоспособность и влияют на увеличение прибыли компаний.

Плюсы программы автоматизации в управлении персоналом

Руководителю необходимо представлять, какова ситуация по работе с заказами, какой менеджер приносит большую часть дохода, а какой откровенно не дотягивает до поставленных показателей. Это позволит анализировать внутреннюю работу по обучению и мотивации сотрудников, выстраивать стратегии развития команды, ее масштабирования или сокращения. Современное программное обеспечение обладает определенным набором функций для закрытия задач по взаимодействию с персоналом:

1. Определение показателей KPI по каждому конкретному специалисту на заданный период времени. В программе 4logist это поможет им ориентироваться в объемах невыполненных заданий, распределять время, увеличивать скорость обработки заявок. Руководитель в конце периода делает выводы на основании конкретных цифр.
2. Для задач, заказов, поручений есть возможность устанавливать дедлайны с указанием времени и желаемого результата. Теперь не надо постоянно собирать большие совещания и отрывать сотрудников от ежедневных процессов. 4logist — специальное программное обеспечение, которое отправляет оповещения ответственным лицам и получает от них ответ в поставленные сроки. Если есть комментарии и вопросы, задача решена или не выполнена, заинтересованные стороны получат оповещение в режиме реального времени. Это дисциплинирует сотрудников, вырабатывает алгоритмы взаимодействия в команде. Например, вводит в привычку первым делом проверять поручения от руководителя и на основе этого строить рабочий процесс.
3. Делегирование. Руководитель легко и быстро в любое время может поручить вопрос, заявку сотруднику или группе, дать рекомендации по взаимодействию с ними, используя возможности программного обеспечения. В 4logist это происходит во внутреннем канале коммуникации компании, который защищен от проникновения третьих лиц. Задачу увидит тот, кому она адресована.
4. Работа онлайн. С 4logist вы имеете доступ к базе, можете в любое время проконсультировать клиента, рассчитать стоимость перевозки или отследить путь груза. Внесенные изменения отображаются в реальном времени. Это позволяет пользоваться только актуальной информацией. Таким образом, заказчик не привязан к одному сотруднику. В случае непредвиденных ситуаций помощь может оказать любой специалист.
5. Отслеживание действий в системе. Персоналу, от руководителя до менеджера, предоставляется персональный доступ к базам данных компании. В 4logist уровень доступа разграничивается в соответствии с занимаемой должностью и функционалом, выполняемом в компании. Так бухгалтер не будет видеть информацию по действующим договорам, а менеджер — по начислению заработной платы. Вы всегда сможете настроить права конкретному человеку на нужный период или бессрочно. Программное обеспечение рабочего места помогает отследить:
   • в какое время сотрудник появился на рабочем месте;
   • какую информацию просматривал;,
   • где вносил изменения;
   • что копировал;
   • какие счета отправлял и т.д.

   Это поможет сделать выводы об эффективности использования рабочего времени, скорости обработки заявки и др.

6. Упрощение автоматических ежедневных действий. Создание заявки, выписка счета, подготовка договора или составление коммерческого предложения занимает массу времени. 4logist систематизирует шаблоны, сохраняет в базе постоянные действия, позволяя выполнять их нажатием одной кнопки. При этом информация в каждом конкретном случае используется по выбранной заявке, клиентом, заданным менеджером. Это экономит время, помогает предоставить заказчикам равные условия обслуживания. Документооборот идет без путаницы и дублирования. В системе видно, какие документы уже выписывались. Клиент получает результат быстро и, как правило, возвращается за повторной услугой.
7. Интеграция. Способность взаимодействовать со сторонними программами, передавать данные — плюс 4logist. Транспортировка осуществляется без потерь и ошибок. Например, выписав счет в 1С, можно отправить его с помощью нашей программы и быть уверенным, что получение произойдет в указанный срок и без искажения данных. Выгрузка отчетов по заданным параметрам, фильтрам проходит быстро и без потерь информации.
8. Расчет заработных плат. Бухгалтерское программное обеспечение помогает автоматически производить необходимые начисления. Выстраивает систему расчета вознаграждений, премий, бонусов за дополнительные объемы работы и т.д. Это упрощает функции бухгалтера. Руководитель вовремя может внести правки, скорректировать данные.
9. Возможность обучения, тестирования. Контроль знаний, навыков нормативной документации, процедур, понятий, терминологии легко организовать на базе софта по логистике. По результатам можно разрабатывать мотивационные системы поощрения и наказания, адаптационные для новых сотрудников, бонусы.

Эти преимущества в комплексе дают руководителю полную картину по каждому сотруднику и компании в целом. Разбор и аналитика причинно-следственных связей в программах автоматизации поможет координировать работу команды. Ведь от эффективности персонала зависит, останется ли с вами клиент и принесет ли увеличение прибыли.

Как внедрить

Купить лицензионное программное обеспечение и в каждый момент времени владеть ситуацией — два действия, которые позволят расти и масштабироваться. 4logist адаптируется под задачи клиента. Задавайте собственные алгоритмы работы с командой, внедряйте инструкции, прописывайте правила. Применив на практике 4logist, создайте команду, которая будет способна справиться с любой задачей даже без вашего вмешательства. Проводите оптимизацию бизнес-процессов, развивайтесь с проверенными продуктами сферы IT-технологий.