Первая версия этой статьи написана во время перехода транспортных и экспедиционных компаний на удаленную работу из-за массового карантина в 2020 году.
Проблемы, связанные с переходом на удаленную работу, разделились для компаний отрасли на две категории:
- отсутствие инфраструктуры на удаленных рабочих местах (нет нужных программ, стабильного доступа в интернет и даже компьютеров для работы);
- автономная инфраструктура, недоступная вне офиса (корпоративная почта, база клиентов, архив документов и CRM остались на локальном сервере, как и специализированные программы для учета рабочего времени, записи звонков и др.).
С учетом этого мы составили чек-лист функций CRM для удаленной работы экспедитора. Воспользуйтесь им, чтобы избежать ошибок при выборе CRM или проверить, готова ли ваша система к экстренным ситуациям.
- Онлайн-доступ
- CRM телефония
- Работа с сопроводительными документами
- Переэкспедирование груза
- Ведение загрузки в CRM
- Ведение учета по грузоперевозкам
- CRM для удаленной работы экспедитора
1. Онлайн-доступ
Если онлайн-доступ не входит в функции CRM, значит, это десктопная версия, которая устанавливается на компьютер и на нем же остается. Не худший вариант для удаленной работы при условии, что сотруднику разрешат забрать корпоративный компьютер домой. Правда, и здесь есть нюанс: нужно убедиться, что компьютер сможет работать вне корпоративной сети.
Лучший вариант для удаленной работы в грузоперевозках – Online CRM, размещенная на защищенном веб-сервере. Доступ к таким системам возможен по паролю с любого устройства, подключенного к интернету.
Важно: В некоторых CRM есть функция предоставления доступа конкретному IP-адресу или диапазону адресов. Ее используют чтобы, например, дать доступ к системе только из офисной сети.
Соответственно, при переводе сотрудников на удаленную работу нужно отключить или перенастроить эту функцию на IP-адреса домашних компьютеров, если они статические. Если IP-адреса динамические, то при изменении IP устройства доступ в CRM с него будет запрещен.
2. CRM телефония
CRM телефония – это интеграция CRM-системы с IP-телефонией. От того, с каким сервисом интернет-телефонии работает CRM для экспедитора, зависят доступные функции (входящие, исходящие звонки, запись звонков, журнал звонков и др.).
Важность СRM телефонии для удаленной работы экспедиторов показана в таблице:
| Рабочие процессы экспедитора в офисе | Проблемы экспедитора на удаленной работе | Решение проблемы в CRM 4logist |
|---|---|---|
| Ежедневное общение по телефону (в т. ч. международные звонки) | Офисная АТС недоступна; у сотрудника отсутствует техническая или финансовая возможность международных звонков | Исходящие звонки из CRM |
| Холодные звонки | Невозможность контролировать факт звонка | Журнал звонков, запись разговоров в CRM |
| Обзвон должников |
Функция телефонии в CRM особенно актуальна для международных грузоперевозок, потому что позволяет существенно экономить на международных звонках по сравнению со звонками из сети общего пользования или из роуминга мобильных операторов.
Важно: Белорусским компаниям запрещено использовать сервисы интернет-телефонии, работающие по SIP-протоколу, для совершения международных звонков на номера, не принадлежащие компании (ссылка на закон здесь). Соответственно, функции IP-телефонии в CRM 4logist для белорусских экспедиторов недоступны.
3. Работа с сопроводительными документами
Данная функция позволяет создавать первичную документацию по перевозкам (договор, акт, счет) прямо в CRM, что не только экономит время, но и избавляет от необходимости использования пакетов офисных программ на домашнем компьютере сотрудника. Потому что если эти программы нелицензионные, то их использование в рабочем процессе может скомпрометировать компанию и повлечь за собой штрафы.
| Рабочие процессы экспедитора в офисе | Проблемы экспедитора на удаленной работе | Решение проблемы в CRM 4logist |
|---|---|---|
| Создание первичной документации по сделкам | На удаленном рабочем месте нет офисных программ или они нелицензионные | Есть готовые редактируемые шаблоны всех типовых документов для разных стран |
| Подписание заявки на перевозку | У экспедитора на удаленном рабочем месте нет доступа к печати компанииа | В системе есть шаблон бланка со штампом компании |
| Отправка электронных копий документов | Вне офиса нет доступа к корпоративной почте, а документы, отправленные с личной почты сотрудника или через мессенджеры, не имеют юридической силы | Доступна электронная рассылка прямо из программы |
| Отправка оригиналов документов по почте | Ответственный за отправку корреспонденции сотрудник (секретарь) не доступен | Любой сотрудник может напечатать документы и конверт с адресом контрагента прямо в системе и лично отправить письмо |
4. Переэкспедирование груза
Интеграция CRM с биржами грузов позволяет экспедиторам автоматизировать и ускорить процесс размещения грузов.
CRM 4logist делает это с помощью функции автопостинга грузов на биржи Cargo.lt, Аti.su, Lardi-trans.com и Lardi-Trans прямо из программы.
5. Ведение загрузок в CRM
| Рабочие процессы экспедитора в офисе | Проблемы экспедитора на удаленной работе | Решение проблемы в CRM 4logist |
|---|---|---|
| Информирование клиента о статусе груза | Несовпадение рабочих графиков экспедитора и клиента, невозможность связаться с клиентом лично | Экспедитор вручную устанавливает и обновляет статус груза в личном кабинете клиента, что освобождает менеджера и клиента от дежурных звонков |
| Обмен документами по перевозке | Затруднена взаимная коммуникация экспедитора с клиентом и с третьей стороной (таможней, брокером).
Несвоевременное предоставление документов по перевозке может стоить налоговых льгот клиенту и штрафов – экспедитору. |
|
| Контроль оплат и дебиторской задолженности | Затруднена коммуникация с клиентом или с бухгалтерией клиента | Автоматическая рассылка напоминаний об оплате на email |
6. Ведение учета по грузоперевозкам
Проблемы ведения учета по грузоперевозкам на удаленной работе включают контроль оплат перевозчикам, которые должна проводить бухгалтерия экспедитора, а также своевременный обмен документами между отделами.
В CRM 4logist функция ведения учета по грузоперевозкам реализована с помощью интеграции с бухгалтерскими программами 1C и Мое дело. Благодаря этому электронный обмен данными и документами между экспедитором и бухгалтером происходит моментально.
7. CRM для удаленной работы экспедитора
CRM 4logist – это веб-CRM, в которой есть все необходимые функции для удаленной работы экспедитора. С помощью 4logist можно не только безболезненно перевести привычные рабочие процессы транспортной компании на удаленку, но и улучшить их, автоматизировать и эффективно контролировать.
Если времени уже нет, и нужно было перевести бизнес на удаленку еще вчера, свяжитесь с нами, и мы экстренно настроим систему под вас за 24 часа: