Человеческий фактор — серьезная проблема в логистике. Задержки на границе и поломки транспорта при доставке предсказываются опытными экспедиторами. Партнеры не договорились должным образом? Тогда денежных потерь не избежать. Разбираемся, как выстроить партнерские отношения, где грузовладелец получит желанную прибыль, а компания-перевозчик приобретет нового постоянного клиента.
Организуем обмен информацией
В чем секрет успешного бизнеса? В умении делегировать задачи и автоматизировать процессы. Конечно, не зависящие от вас обстоятельства оптимизировать нельзя. Речь идет об общении с партнерами.
Перед выполнением заказа компания оговаривает детали перевозки: разбирается с весом, типом груза, составляет таможенную документацию. Эффективная работа подразумевает обмен информацией. 3 совета по оптимизации рабочего процесса:
- используйте минимальное количество каналов связи. Не общайтесь одновременно на почте, по телефону, в мессенджерах, выберите единственный способ переписки. Иначе важная информация «раскидается» по разным сервисам, поэтому найти данные будет проблематично;
- автоматизируйте обмен информацией. Не звоните клиенту, сообщая о действиях с посылкой. Сделайте рассылку, уведомляющую о погрузке, отправке, прибытии. Заказы можно отслеживать с помощью трекера на сайте;
- используйте облачные хранилища. Отправлять важные документы в мессенджерах можно, но неудобно. Создайте папку в Dropbox, Яндекс.Диске. Дайте клиентам доступ — все смогут загружать нужные файлы.
Можно отказаться от мессенджеров в пользу специальных программных решений для логистики. ПО гораздо удобнее — функционал создан специально под нужды экспедиторских компаний.
Создаем схему работы
Следующий шаг в оптимизации — составление плана работы. Увеличьте скорость доставки и уменьшите издержки, полностью продумав процессы: доставку до склада, погрузку, путь, разгрузку, отправку до клиента. Автоматизация происходит путем составления чек-листов, используется специальное экспедиторское ПО. Участники процесса получают доступ, возможность написать о завершении очередного этапа.
Устанавливаем сроки, тарифы на услуги
Четкие условия работы — основа любого сотрудничества. Прописывайте в договоре сроки: сколько времени занимают этапы доставки, что получит клиент в случае задержки. Простое действие поможет избежать проблем.
Оптимизируйте погрузку и разгрузку, работая по системе тайм-слотов — своеобразной электронной очереди. Поставке дается установленный временной интервал, позволяющий избежать задержек.
С ценами труднее. С одной стороны, нужно посчитать издержки, сформировать ставки, приносящие прибыль. С другой — создать гибкую систему тарифов и подходящие условия для клиентов. Сможете соблюсти баланс, сделав перевозку выгодной обеим сторонам, — появится шанс на получение постоянного партнера.
Создаем план на случай непредвиденных ситуаций
Форс-мажоры возникают в любой работе. Плохой подрядчик молча нарушит срок, подрывая доверие клиента. Хороший — расскажет о проблеме, предложит вместе подумать над решением.
Риски анализируются перед началом сотрудничества. Нужно расписать, какие непредвиденные обстоятельства возникают при перевозках (проблемы с растаможкой, поломка автомобиля и т.д.), а после придумать, как минимизировать ущерб.
Подготовьте несколько способов решения проблемы и обговорите их с клиентом. Партнер оценит ваш подход, и даже в форс-мажорных обстоятельствах будет вами доволен. Это станет началом плодотворного сотрудничества.
Оцениваем результаты
Сотрудничества бывают разные. Некоторые приносят прибыль, новых партнеров, другие — убытки. Анализируйте результаты работы, выбрав критерии оценки:
- общее количество рейсов;
- количество выполненных рейсов;
- количество отмененных рейсов;
- опоздания по вине компании;
- полученная прибыль;
- издержки на выполнение заказа.
Анализ позволит найти точки роста компании. Вы поймете, куда двигаться в рамках конкретного сотрудничества. В целом, оптимизация и автоматизация помогут в построении долгосрочных партнерских отношений. Главное — сделать их выгодными для обеих сторон.