Technologinis progresas juda į priekį ir praktiškai viskas yra automatizuojama ir įrašoma į skaitmenines laikmenas. Tad, patinka mums tai ar ne, tačiau būtina eiti koja kojon su laiku ir tobulinti savo įmonės darbą.
Šiuolaikinės krovinių gabenimais užsiimančios kompanijos dažnai susiduria su didele buhalterijos skyriaus apkrova. Tą ypač pajaučia komercijos skyriaus vadybininkai, nes būtent jiems reikia atlikti įvairius procesus, nuo dokumentų paruošimo, mokėjimų kontrolės, aktų formavimo iki ataskaitų rengimo. Modernioms įmonėms yra būtina naudoti programinę įrangą, leidžiančią automatizuoti pasikartojančius procesus, ko pasekoje didėja specialistų darbo našumas, sumažinamas stresas, o svarbiausia – gerėja kiekvieno verslo mazgo pralaidumas, suteikiant galimybę apdoroti daugiau užklausų ir sandorių su tais pačiais ištekliais.
Debesų technologijos paremta CRM sistema 4logist – tai visas programinių priemonių kompleksas, kurio pagalba galima automatizuoti su buhalterija susijusius procesus:
– vienu paspaudimu formuoti visus reikalingus dokumentus: sutartis, aktus, sąskaitas, važtaraščius, CMR, nurodymus ir t.t;
– automatizuoti finansinę kontrolę, integracijos su 1C ar kitos buhalterinės programos dėka;
– automatiškai apskaičiuoti kiekvieno sandorio pelningumą dar prieš priimant užsakymą;
– vykdyti transporto, vairuotojų ir bendrai vežėjų valdymą;
– valdyti konsoliduojamų krovinių pervežimus, kuriuose dalyvauja vienas arba keli sandėliai;
– gerinti klientų aptarnavimą, numatytos klientų paskyros pagalba. Ji padės sumažinti skambučių centro, komercijos, logistikos ir finansų skyrių užimtumą;
– valdyti ekspedicijos, logistikos, komercijos bei buhalterijos skyrių užduotis iš bet kurios pasaulio vietos.
– automatizuoti darbo užmokesčio ir priedų skaičiavimo bei darbuotojų motyvavimo sistemas.
– automatizuoti sandėlio apskaitos tvarkymą;
Prieiga iš bet kurios pasaulio vietos 24/7
Debesyje esanti CRM sistema 4logist veikia iš bet kurio pasaulio taško, bet kuriuo metu ir bet kurioje naršyklėje, net ir išmaniajame telefone. Įsivaizduokite, jog biure vyksta įprastas darbas, bet staiga rajone įvyko avarija, dėl kurios dingo elektra. Ar štai dar vienas banalus pavyzdys su COVID 19, kai staigiai teko organizuoti darbus iš namų, neprarandant efektyvumo ir našumo, tad niekas nežino kas dar laukia atėjus naujoms viruso atmainoms, tokioms kaip Omikron. Daugeliui kompanijų, tokios situacijos yra tikra katastrofa – prarandamas ryšys su klientais, kurie per tą laiką gali tiesiog nueiti pas konkurentus.
Jūsų darbuotojai gali tiesiog pasinaudoti kitais prietaisais, net ir savo išmaniaisiais telefonais ir pratęsti darbus. Suprantama, kad telefonų baterijos taip pat nelaiko amžinai, tačiau jų ko gero pakaks tam, kad būtų galima nusigauti iki namų ir ten įjungti nešiojamą kompiuterį. Taip klientai bus išlaikyti ir sudominti tolimesniu bendradarbiavimu.
Buhalterijos darbuotojams tokia sistema taip pat bus labai patogi nes nereikia kelti duomenų iš vienos programos į kitą, visos įmonės apskaitos sistemos ir kitos programos bus sujungtos tarpusavyje ir jus galėsite sekti tam tikrų klausimų sprendimus.
Kokias užduotis leidžia spręsti
- Sklandžiau vykdyti klientų užklausų registravimą ir apdorojimą. Įprastai tai būna skambučiai arba elektroniniai laiškai, tačiau yra įmanomi ir kiti ryšių kanalai.
- Remiantis gauta užklausa, sistemoje yra formuojama užduotis ir priskiriamas atsakingas už jos vykdymą darbuotojas (kai kuriais atvejais, tai gali būti net ir kelių asmenų grupė).
- Ataskaitų teikimas. Vienos ar kitos ataskaitos paruošimą sistemą atliks vos per kelias akimirkas.
- Pirminių duomenų apdorojimas. Visus pirminius dokumentus, komercijos, logistikos ar ekspedijavimo skyrių vadybininkai galės sukurti naudojant iš anksto paruoštus šablonus ir keliais paspaudimais išsiųsti juos suderinimui Užsakovams. Atsakant, Užsakovai taip pat keliais paspaudimais gali siųsti skenuotus dokumentus, kurie gali būti nukreipti į buhalteriją. Buhalteris gauna registrus, sukurtus remiantis pirminiais dokumentais ir tokiu atveju, suveda visus duomenis į sistemą ir formuoja buhalterinius dokumentus, kurie gali būti naudojami ataskaitoms. Integracijos su 1C ir kitomis finansinėmis programomis dėka, duomenys iš buhalterijos automatiniu būdu pasiekia kitų skyrių specialistus, informuojant apie pinigų įplaukas.
- Taip pat sistemoje jau paruoštos integracijos su krovinių pervežimų biržomis padeda surasti rangovus neišeinant iš 4logist paskyros, bei padeda generuoti visus būtinus atskaitomybės dokumentus.
- Sistema leidžia greitai apskaičiuoti krovinio vežimo kainą, o taip pat įvertinti geriausias bendradarbiavimo sąlygas, tariantis dėl naujų sandorių, taupant darbuotojų laiką.
Tikslai ir užduotys automatizuojant buhalterinę sąnaudų apskaitą
Sąnaudų apskaitos automatizavimas sistemoje 4logist yra vienas populiariausių sprendimų, įgyvendintų pastaraisiais metais. Pagrindinė tokios buhalterinės paslaugos užduotis – palengvinti apskaitininkams gyvenimą, pašalinant rutinines operacijas. To pasekoje, kompanija išvengia besikartojančių darbų atlikimo, popierinių dokumentų krūvos ir klaidų.
Sistemoje yra numatytas specialus modulis, skirtas kiekvieno sandorio sąnaudų skaičiavimui: nuvažiuotų kilometrų kiekiui, kuro kainai, neplanuotų remontų, atsarginių dalių, aptarnavimo sąnaudų, eksploatavimo išlaidų, mokėjimų vairuotojams, sustojimų, pietų ir t.t. Visus šiuos duomenis galima suvesti į sistemą ir ji pagal nutylėjimą vertins šias išlaidas, formuojant transportavimo kaštus kiekvienam maršrutui arba bendrai visam sandoriui. Taip pat CRM sistemoje 4logist yra specialiai ekspeditoriams adaptuotos funkcijos – matosi vežėjo įkainis ir yra patogu apskaičiuoti galutinę pervežimo kainą klientui. Galų gale, visi uždaromi dokumentai bus matomi asmeninėje kliento paskyroje, kur jis savarankiškai galės su jais susipažinti, atsisiųsti, atspausdinti ir taip pat pakartoti užklausą.
Asmeninėje paskyroje klientas gali matyti atskaitomybės dokumentus, aktus, lydinčius dokumentus, kurie yra būtini jo darbui. Tokiu būdu, klientams nėra poreikio veltui skambinti ir trukdyti jūsų specialistų. Visą reikiamą informaciją jis gali matyti asmeninėje paskyroje, kur pagal poreikį, gali atlikti ir pakartotinį užsakymą.
CRM sistemos 4logist funkcionalumas padeda paruošti dokumentus, perduoti juos į buhalteriją, formuoti aktus ir siųsti juos parašo gavimui. Tai taupo daugelio įmonės specialistų laiką.
Naudojantis išlaidų apskaitos automatizavimą, jums neteks:
- priklausyti nuo žmogiškojo faktoriaus;
- nenaudingai išnaudoti darbo plotą;
- ilgai laukti informacijos iš buhalterijos;
- gaišti ir be to užimtų buhalterių laiką, priedų, motyvacinės sistemos ir darbo užmokesčio apskaitos komercijos skyriaus darbuotojams, ekspeditoriams ir logistams klausimais.
Maksimalus pritaikomumas
Debesijos sprendimas 4logist yra pasiekiamas bet kuriuo metu iš stacionaraus ar nešiojamo kompiuterio bei planšetės su interneto prieiga. Atnaujinimai vyksta be vartotojo įsikišimo ir neribojamai, net ir pasirinkus bazinį planą.
Tai profesionalus valdymo įrankis, kuriam nereikia papildomos programinės įrangos. Prieiga prie šios programos yra vykdomas pagal mokamą planą.
Sistemos valdymo įrankiai gali būti adaptuojami pagal vežėjo veiklą:
– konsoliduotų krovinių vežimams;
– multimodaliniams pervežimams;
– krovinių transportavimu geležinkeliais;
– pervežimams kelių transportu;
– transportavimas oru.
Galimybės, kurias suteikia debesijos CRM sistema 4logist
Kokybiškam įmonės valdymui yra būtini šiuolaikinės automatizavimo priemonės. Debesijos CRM sistema 4logist gali padėti daugeliui kompanijos darbuotojų:
— vadovai gali sekti rezultatus, kontroliuoti darbuotojus 24/7 iš bet kurios pasaulio vietos, o integracijos su Power BI dėka ir sekti pagrindinius efektyvumo rodiklius (KPI) realiu laiku;
— logistams ir ekspeditoriams yra suteikiama pilnavertė darbo vieta su visais reikalingais įrankiais, o taip pat su galimomis išorinėmis integracijomis, kurios yra būtinos jų darbui;
— buhalteriams duomenis gali būti perduodami į 1C ir kitas verslo sistemas, lankstaus API pagalba.
Ši programa padės buhalteriui:
— kontroliuoti debitorių skolas;
— remiantis dokumentais apskaičiuoti pelną ir nuostolius;
— realiu laiku gauti visą informaciją apie sąnaudinių medžiagų atsargas;
— mobiliojoje programėlėje esančio skenerio pagalba, vos per kelias sekundes skenuoti dokumentus gera kokybe;
— sumažinti klientų kreipimosi į vadybininkus srautus, kurie gali užsiimti kitais darbais:
— sumažinti žmogiškąjį faktorių:
— gauti prieigą iš bet kurios vietos su Interneto ryšiu.
4Logist – taip pat stebi ar yra išrašytos visos sąskaitos klientams, ir ar gautos sąskaitos iš kontragentų (vežėjų)
Taip pat programa tikrina ar gautoje sąskaitoje Faktinės sumos atitinka Planuotas. Ir neleidžia atsirasti neatitikimams.
Patys vadybininkai gali priimti sąskaitas, nes žino iš ko jos gautos, už ką išrašytos, kokios jų sumos ir kokios buvo susitarimo sąlygos. (Buhalteris mato tik dokumentą ir įprastai net nežino už ką jis moka, dėl ko dažnai klausinėja vadybininkų. Dėl to buhalterijai yra naudinga turėti 4logist įrankius). Renkantis programinę įrangą, jūs galite susipažinti su techninėmis savybėmis ir užsakyti mūsų specialisto konsultaciją.
Naujos galimybės
Debesų technologija paremta CRS sistema 4logist veikia ne tik su buhalterijos užduotimis. Mūsų sistemos pagalba net keli skyriai gali atlikti sandorių analizes, dirbti su klientais ir tiekėjais, stebėti kokybę, išrašinėti sąskaitas ir ruošti bendradarbiavimo sutartis. Ir svarbiausia – atlikti visus pagrindinius procesus automatizuotai, skiriant jiems mažiau pastangų ir laiko, bei gaunant geresnius rezultatus.
Žinoma, tobulumui ribų nėra. Debesijos sprendimas 4logist yra pastoviai tobulinamas, į jį diegiamos naujos technologijos. Tačiau pagrindiniu pranašumu išlieka tai, jog jas yra labai patogu naudoti: Jūs matote realiu laiku dokumentų ir užduočių judėjimą įmonės viduje ir pagal porekį galite operatyviai sureaguoti į bet kuriuos pokyčius. Taip pat, jūs gaunate prieigą iš bet kurios pasaulio vietos, kur yra Interneto ryšys: Komandiruotėje, atostogaujant, per išeigines ar dažnai būnant darbinėse išvykose. Įmonės valdymui šiuolaikinėmis sąlygomis, visos išvardintos galimybės tampa vienu pagrindinių sėkmės veiksnių.