Elektroninių dokumentų srautai krovinių pervežimų srityje

Sudėtingi kanceliariniai procesai su didelėmis popierinių dokumentų apimtimis – viena iš pagrindinių logistikos industrijos problemų. Jie reikalauja iš karto kelių šalių dalyvavimo: siuntėjo, gavėjo ir vežėjo, kurie įprastai būna atskirti didelių atstumų. Apsikeitimo juridiniais dokumentais procesas užima daug laiko ir reikalauja investicijų, kas neigiamai veikia verslą. 

Tradiciniai dokumentų srautai yra susiję su daugybe problemų:

1. Dokumentų praradimas. Tai gali reikšti dideles išlaidas ir sukelia daug nemalonumų. 
2. Ilgai trunkanti paieška. Dėl didelių, susikaupusių dokumentų kiekių, buhalteriams kartais prireikia valandų, kad surasti vieną iš jų.
3. Brangi patalpų nuoma. Atspausdintų popierinių dokumentų saugojimui reikalingos nemažos patalpos. 
4. Centralizuoto saugojimo organizavimo sudėtingumas. Stambios įmonės neretai kaupia kelis archyvus, tarp kurių gan sudėtinga organizuoti ryšį.
5. Išlaidos popieriui ir spausdinimo įrangai. Kiekvieną krovinį lydi kelį popieriniai dokumentai, o didesnės įmonės atlieka tūkstančius operacijų kasdien.
6. Sudėtingas pasiruošimo mokestinėms ataskaitoms procesas.
7. Duomenų praradimo rizika nelaimingų atsitikimų atvejais. Popierinius archyvus ganėtinai sunku apsaugoti gaisro ar vagystės metu.   

Elektroninių dokumentų srautų (EDS) integracija išvaduoja verslą nuo nereikalingų sudėtingumų. Svarbiausiu pranašumu, kurį suteikia perėjimas prie elektroninių dokumentų, yra taupymas. Kaštai, susiję su virtualios sutarties išsiuntimu yra daugiau kaip 10 kartų mažesni, nei popierinių kopijų. Stambiose kompanijose, kur kasdien yra atliekama keli šimtai ar net tūkstančiai transakcijų, taupymas tampa ženkliu.   

Skaitmeninė kanceliarinė veikla – tiesioginis kelias į verslo procesų skaidrumą. E-dokumentų sistemų diegimas padeda valdyti dokumentų kūrimą, gavimą ir kaupimą. Tokie sprendimai padeda įmonės ir atskirų padalinių vadovybei stebėti organizacijos verslo procesus. 

EDS, lyginant su tradiciniais dokumentų srautais, didina atliekamų užduočių skaičių. Daugybė statistinių tyrimų parodė, kad daugelis nurodymų nėra vykdomi įmonių darbuotojų. Įmonėse, kur yra įdiegtas elektroninis dokumentų valdymas, vadovai gali stebėti ne tik darbų atlikimą, bet ir jo tempą bei kokybę, taip pat mato darbuotojų darbo rezultatus.    

Organizuoti EDS kompanijos gali dviem būdais: savarankiškai arba pasamdžius specialistus. Savo jėgų ir išteklių naudojimas reikalauja daugiau laiko. Už kitos įmonės darbus teks sumokėti, tačiau terminai, per kuriuos darbai bus atlikti yra aptariami iš anksto ir klientas gauna garantijas. 

Elektroninių dokumentų srautų užduotys

Krovinių gabenimo srityje elektroninis dokumentų valdymas sprendžia šias užduotis:

1. Duomenų apsikeitimo ir skaičiavimų atlikimo greitinimas. Nuo to, kaip greitai visos sąveikaujančios pusės gaus savo dokumentų kopijas, priklauso pirminės dokumentacijos paruošimas, užsakymo apmokėjimas ir atsiskaitymas su vairuotojais. Prieigą prie EDS turi visos sandorio šalys ir gali naudotis elektroniniais parašais. Vos tik darbai yra atlikti ir išrašyta sąskaita, galima atlikinėti apmokėjimą. Kopijų darymo poreikio nebelieka, nes visi turi prieigą prie originalų. 
2. Informacijos saugumas. Prekių pristatymas įprastai numato jų pervežimą į tolimus atstumus. Be to, vairuotojas gali vienu metu vežti kelis užsakymus. Popieriniai dokumentai kelyje gali būti sugadinti arba pasimesti. Elektroniniai važtaraščiai visada yra vairuotojo mobiliajame prietaise ir net jei pastarasis suges, tai informacija išlieka serveriuose. E-dokumentai suteikia galimybę juos papildyti iškrovimo arba perkrovimo metu.  
3. Operatyvi informacija apie krovinio buvimo vietą.  Neretai atsitinka situacijos, kai užsakovas dėl klaidos ar kitų nenumatytų priežasčių nepriima viso siunčiamo prekių kiekio. Likučiai tokiu atveju keliauja atgal siuntėjui. Skaitmeninis važtaraštis tokiomis situacijomis gali būti greitai pakoreguotas ir pataisytas. EDS leidžia momentaliai tvarkyti dokumentus ir pokyčių atlikimas užtrunka vos kelias minutes.
4. Krovinių vagystės galimybių mažinimas. Daugybė atvejų, kurių metu kroviniai tampa sukčių ar vagių taikiniu, ką ypač palengvina prieiga prie popierinių dokumentų. EDS naudojimas, dokumentai yra pasirašomi po jų apžiūros. Ir be galimybės elektroninėse priemonėse patikrinti užsakymo, jo priimti nepavyks, taigi neregistruotiems vartotojams nepavyks gauti svarbių duomenų apie krovinį.
5. Patogus saugojimas ir ataskaitų ruošimas. Didelis dokumentų skaičius yra neatsiejama logistinių procesų dalis. Juos visu reikia kažkur saugoti, ir dėl kalnų popieriaus problemos gali kilti ne tik su saugojimu bet ir apskaita. E-dokumentai centralizuotai yra saugomi specialiuose saugyklose, atitinkančiose visus reikalavimus.

EDS diegimo logistikoje problemos

Nežiūrint į visus pranašumus, tačiau šiai dienai EDS krovinių gabenimo srityje dar nėra visapusiškai paplitę. Valstybinės institucijos supranta visus skaitmeninių sprendimų integracijų pliusus. Įstatyminė bazė yra visiškai suformuota ir leidžia įgyvendinti projektą visoje srityje, kas leistų iš esmės pakeisti esamą situaciją logistikoje. Tačiau, kaip ir bet kuris kitas revoliucinis sprendimas, e-dokumentų diegimas neapsieina be tam tikrų problemų.  Tarp jų:

1. Visų logistinės grandinės dalyvių integracija. Tam, kad EDS funkcionuotų maksimaliai efektyviai, reikia, kad kiekviena šalis naudojasi vieninga dokumentų srautų valdymo sistemą. Tai reiškia, kad kompanija, kuri naudojasi interaktyvia programine įranga, gali efektyviai sąveikauti tik su tokias pat partneriais.    
2. Vieningų EDS standartų nebuvimas. Skaitmeninių formatų naudojimas neleidžia kai kurioms kontroliuojančioms valstybinėms institucijoms tikrinti vairuotojų dokumentus. Tai verčia logistines kompanijas vėl grįžti prie popierinių dokumentų  ir juos perdavinėti vairuotojams.
3. Mokesčių inspekcija priima atskaitomybę tik popieriuje. Į mokesčių inspekciją gali pateikti tik pasirašytas popierines dokumentų formas.
4. Nėra vieningo sprendimo dėl EDS naudojimo krovinių siuntimui į užsienį. Tarptautinė logistika verčia visus dalyvius naudotis CMR blankais. Jų formatas, pildymo reikalavimai ir apmokėjimai yra griežtai reguliuojami Tarptautinės pervežimų konvencijos. Vieningas standartas buvo priimtas prieš pusę amžiaus ir iki šiol iš esmės nepasikeitė. Šiuose klausimuose yra pastebimi konservatyvūs požiūriai: vyriausybė dar nėra pasiruošusi pakeisti mėlyną spaudą į skaitmeninį parašą.      

E-dokumentacijos srautų organizavimas

Tvarka, reguliuojanti apsikeitimą e-dokumentais, yra aprašyta VIII krovinių gabenimo taisyklių skyriuje. Skyriaus nuostatos įsigaliojo nuo 2022 metų Sausio 1 d. Būtinos EDS naudojimo sąlygos yra: 

1. Patvirtintas skaitmeninio parašo sertifikatas;
2. Nuosava informacinė erdvė, leidžianti formuoti ir perduoti e-dokumentus;
3. Sutartis su operatoriumi, būtina, kad duomenys formuoti vieningą informacinę bazę. Yra numatyta galimybė apimti visas transporto paslaugas viena sutartimi, tačiau bus reikalinga sukurti, įdiegti ir užtikrinti aptarnavimą nuosavos programinės įrangos. 

Pagrindinės EDS užduotys – tai kokybiškas apsikeitimas ir e-dokumentų formavimas tarp proceso dalyvių. Kol vieningos sistemos nėra, transporto kompanijos gali ir toliau naudotis esamais sprendimais. 

Išvados

Pasaulinė bendruomenė juda sąmoningumo link. Įmonės, naudojančios racionalius ir ekologiškus darbo metodus, turi didesnį klientų lojalumą. EDS – vienas iš daugelio žingsnių šia kryptimi. Popierinių dokumentų sumažinimas, naujausių technologinių sprendimų naudojimas vietoje pasenusių, išlaidų kurjerių tarnyboms mažinimas – visa tai padeda taupyti ir teigiamai atsiliepia aplinkai. 

Nors mūsų šalyje e-dokumentacija nėra labai paplitusi, tačiau tos kompanijos, kurios pradėjo naudotis EDS yra vertinamos savo partnerių kaip labiau inovatyvios ir pažengusios. Net ir vertinant visus sudėtingumus, logistinių grandinių perkėlimas į elektroninę erdvę yra tikrai pateisinamas. Situacija pasaulinėje rinkoje patvirtina, jog ateitis priklauso technologijoms.